启动会开罢不久,做好ERP理论培训,就要开始需求调研及分析。需求调研怎么弄?有人说简单,弄个模板发给客户,让客户填好,等我们进场的时候,让客户逐个部门

  跟我们阐述和确认就可以了。真的就这么简单?我们常说“细节决定成败”。需求调研了解不清楚,牵涉到后面的解决方案设计,以及后面所有的工作。那么,我们该如

  何进行需求调研呢?本文在此与大家做一个相对细致的探讨。

  一、首先得弄清楚需求调研的目的:

  对于为什么要进行需求调研,存在几个误区:

  1、需求调研仅仅是走过场,反正最后是把标准产品的功能给客户进行培训,客户会操作软件后,自然上线没有问题。

  正确的做法:还是要认真了解客户的基本情况和流程等,否则对后面的上线工作造成很大的困难。

  2、需求调研要尽可能砍客户的需求,否则可能导致系统难以上线。

  正确的做法:其实需求调研阶段只是对客户的情况进行摸底和了解,具体客户的需求能否满足,以及如何满足的问题。主要是在解决方案阶段的工作。这一阶段的主要工作是以了解客户的更多的需求为目的。

  3、客户方认为需求都已经跟前期售前人员说得很清楚了。售前人员和实施人员一定会交流的很清楚和到位,就没必须进行细致的调研了。

  正确的做法是:还是要做细致的调研工作。因为一来售前调研和实施调研工作的侧重点有所不同。售前调研更多的是提出规划性的解决方案,以便提出软硬件解决方案。

  而实施调研,更多的是要侧重实际落地的问题,即关系到实际业务的方方面面。

  二、如何准备好调研工作:

  (一)、提前预习“功课”:

  1、可以通过各种渠道了解客户所处的行业、产品、市场、组织结构等基本情况。

  2、通过售前顾问的交接了解项目的前期情况。以及存在的难点等。

  (二)、安排好调研计划:

  调研计划怎么安排?调研哪几个部门?哪些人参加哪些方面(财务、供应链)的调研?客户高层到底要不要调研?是不是哪个部门有空就哪个部门先来?每个部门

  需要调研多长时间?哪些调研是集中调研?哪些调研是分小组调研?机动调研需要多长时间?需求汇报和讨论需要多长时间?总共需要多长时间?遇到大型项目,这些都

  需要项目组双方认真讨论,特别是双方项目经理应该认真考虑的问题。

  一般ERP调研都是从销售采购生产仓库财务的顺序而来,这也是遵循ERP运算规律而来。一般都要积极争取对高层的调研,了解企业高层对信息化的看法和期望,是

  非常有必要的。另外调研时间安排上,从公司组织结构上来说,最好是先集团,再子集团,最后分子公司。

  (三)、安排好调研场地和所需物资环境等:

  1、关于调研场地。有的客户认为应该是实施顾问到各业务部门办公室去进行调研。但是我认为还是应该找一个相对独立的,比如不受电话座机骚扰的,至少一个小会议

  室进行。千万不能放在业务部门办公室进行,毕竟这样很容易造成业务人员分心,不会专注于调研工作,另外还有些话,在办公室等公共场合不能随便讲。

  2、调研所需物资环境。

  (1)有一个白板和几支白板笔。一图胜千言,在白板上划一张简单的流程图,比口干舌燥馒头大汗地讲个半天大家仍然相互不能理解的效果,要好的多。

  (2)投影仪。讨论激烈过程中,实施顾问可能会进行一些简短的培训,便于工作。

  (3)最好备些茶水,人在交流到两到三个钟头后,容易会口干舌燥,给被调研人员沏杯茶水,是个不错的选择。

  (4)准备好针对不同部门提出的《调研提纲》

  (四)、开会部署调研工作:

  为了提高调研工作的效率,最好开会明确一下调研工作的具体时间计划和安排,以及被调研人员需要准备哪些资料。可以参照后面第三部分《调研如何》

  (五)业务部门需要准备哪些东西

  一般需要准备如下资料:

  1、日常业务单据

  2、日常台账以及报表等

  3、工作报告等

  4、相关的工作规章以及制度等

  上述东西,除日常单据做好复印以便交给实施方外,其余的各项最好以电子文档的形式,赶在正式调研之前,提前发给实施方,以便提前做好相关准备。

  三、正式进入调研工作:

  (一)、调研工作的几个原则:

  1、客户方必须是业务骨干参与,必须熟悉企业的实际情况,否则没有效果。

  2、实施顾问要注意倾听,善于提问题。实施顾问一定要善于提问题,以提问题的方式引导客户的思路,以达到调研的目的。

  3、实施顾问一定要引导和主导调研工作,比如调研提问等需要保持一定的连续性等。并保证调研工作按照事先准备的思路进行。

  (二)、正式调研工作的流程

  1、一般首先双方花上几分钟做个自我介绍,比如所在的业务部门,另外需要介绍所在岗位和工作职能等。

  2、实施方花两分钟时间再次强调调研工作的目的和流程。

  3、客户方介绍工作职责,并以单据、报表和工作报告等为载体,介绍日常业务工作。穿插谈谈对ERP系统的期望和需求。实施顾问做好记录,可以随时提问。有必要时

  可以花上一段时间,双方进行短时间的讨论,注意一定要控制好时间。

  4、客户方介绍完毕时,实施顾问做一个陈述,看理解的是不是正确。

  注意

  1:前期客户方也需要做好充分准备,否则容易导致思路的混乱,影响到调研的效果。

  2、注意一定要做好记录,好记性不如烂笔头。

  (三)、当天调研结束

  1、必须做好调研记录归档等工作,梳理出问题和需求的轻重缓急。

  2、形成需求分析记录纪要,发给客户签字确认。

  (四)、调研整体接近尾声时

  1、要确定是否需要进行补充调研,以及相应的时间安排

  2、确定需求汇报的时间

  (五)、整理需求分析报告

  在调研结束时,由实施方项目经理做个需求分析的汇报,双方项目组进行总结和讨论。

  1、以便确定需求调研工作是否做得充分,是否还需要进行补充调研

  2、以便实施方根据讨论结果,对《需求分析报告》进行相应修改后,交客户方签字确认,一经确认,需求不得轻易变更。否则,轻者耽误一天或半天的时间,重者影响到整个项目的周期。

  四、结束语

  ERP系统是一套严谨的系统和体系,同时,管理无小事,只有确定好需求,才能制定相应的解决方案,才能根据实施解决方案上线。因此,需求调研和分析是承前启后的

  一项工作。需要双方认真对待,否则如果造成返工,带来的人力物力的损失将则无法估量。

  同时,双方也应该理性看待需求调研,一般也很少有不变更的需求,和不增加需求的ERP项目。因此,双方特别是实施方,也都应该有一个相应的心理准备。

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