工程资料管理系统的制度及其要求

 　　工程电子文件管理的制度及其要求

　　1.1 工程电子文件管理的基础要求

　　第一，电子文件的管理办法 ：电子文件在建设方面，要遵循 计划、审核、发布、归档这几方面进行严格管理。利用电子文档的 管理办法可以为公司的管理标准起到一定的借鉴作用，并可以对 现有的标准进行完善处理。

　　第二 , 总结归纳对公司有益的管理经验办法 ：国际上对电 子文件的整理有着严格的标准，因此，在我国的企业电子文档归 类整理方面，仍要继续学习外国的先进管理办法，并以此来逐渐 完善公司内部的建设管理。虽然我国企业的文档管理还处于发展 中阶段，且仍在探索当中，但是，利用工程项目周期的方法来整理 企业内部数据，对公司整体的档案管理而言，已初见成效。由此可 见，通过档案的综合总结管理，可以为未来的文档管理，提供相应 的理论基础。

　　第三，学习工程电子文件管理经验 ：任何一家公司的建成都 与企业内部的管理息息相关，因此，在工程建设中逐渐积累经验， 对日后的档案管理起到至关重要的作用。随着企业的发展，国际

　　项目逐渐增多，相互交流的机会也越来越大，为此，可以通过学习 彼此的管理经验，来为我公司的文档管理提供有力保障。

　　1.2 确立目标

　　在对电子文件管理不断探索的道路上，结合目前管理所面临 的问题，充分利用自身资源，来制定出未来的管理建设目标，从而 为公司打造一个标准化、制度化的电子文档管理体系。

　　2 工程电子文件管理体系

　　2.1 电子文件的特点

　　电子文件在其形式上来讲主要是在计算机中进行检索，并 通过系统内部的计算和加工，从而形成人们所需要的电子文档形 式。目前在我国，很多公司都利用电子文档来对公司内部的一些 文件进行储存和保管，从而利用这些信息来为公司未来的发展提 供资源上的帮助。 电子文件的特点主要表现在虚拟性上，所谓虚拟，即是指公 司计算机中的数字信息，众所周知，数字信息具有本身流动性的 特点，因此，在保存方面无法进行更好的存储。电子文件就是要对 这些数字信息进行整理、储存，并通过一系列的方法将之自动生 成体系的一种管理办法。

　　2.2 工程图纸的数字化管理体系

　　工程图纸的数字化管理体系主要表现在三方面 ：双机与多 机系统、光盘镜像服务系统、电子文件网络移交管理系统。

　　第一，双机与多机系统 ：所谓双机系统即是指档案管理和设计相结合的一种小型实用系统，这种系统根据其功能和软件设计 的不同将工作站中的管理过程自动生成为文件。除此之外，在配 置上还带有最新的绘图软件和基础办公应用软件，并通过这些自 带应用软件进行无图纸设计，甚至可以在线提取其他图纸并做深 层次的加工，并完成存储的过程。服务器中不同的系统伴有不同 的作用，例如 ：在控制图纸的录入方面，则将要求其具有较高水 平的应用程序和配置较高的计算机系统，这样可以更好的保证整 体电子文件生成的准确性。在某种程度上，这种计算机多机系统 也是一种局域网系统，在系统应用方面，主要适用于较大的设计 单位。通过对客户机和服务器进行综合管理，使图库全部集中在 服务器上，以达到全网协同工作的效果，不仅如此，还可以对电子 文件进行有效的控制，从而实现资源上的共享。

　　第二，光盘镜像服务系统 ：即主要是通过利用光盘的镜像服 务和企业间的局域网来实现对客户的数据库访问。其体现在以交 换机为主题，连接 WWW 服务器，再通过与多个客户机相连接，再通 过 WWW 服务器与光盘镜像服务器相连接的方式，从而实现访问数 据的整个过程。

　　第三，电子文件网络移交管理系统 ：利用该管理系统普遍应 用于以设计为主题的相关工程类公司，其系统主要应用为局域 网。工程项目所形成的文件一定要通过计算机网络的方式来向各 个部门进行传达，且各个部门所需要的电子文档和相关信息都要 集中在计算机网络上。建立相关的计算机网络系统，其主要包括：

　　(1)归档子系统 ：这种系统主要用于图书的标准管理和期刊 管理，在工程方面，还进行相应的入库管理，订购管理、电子文档 的借阅管理、统计管理等等。除此之外，想要更好的应用该系统， 并使系统呈现完美状态，则一定要对系统进行及时的维护，从而 确保工作的正常运行。

　　(2)查询检索子系统 ：用户想要读取电子文档，则一定要对 该系统进行检索，这种查询检索子系统，可以有效保证人们可以 在第一时间内查找出自己想要的文件。该系统主要查询内容包 括 ：图书、标准、图纸及相关的管理信息等等。

　　(3)图纸下载审批子系统 ：这种系统具有高度的保密性，可 以对项目中的工程图纸进行严格的保密，而在借阅图纸方面必须 要经过相关人员的审批才可以得到阅读权限。

　　(4)工作周卡填写和统计子系统 ：在看工程项目管理中，从 工作程序的数据显示可以看出，电子的文件将管理主要可以分 为 ：项目启动阶段、电子文件形成阶段和成品归档方面。利用这 三个阶段的管理，可以有效保证整体系统的完整性和流畅性，从 而确保工作的顺利完成。

　　3 工程电子文件的保管方式

　　从项目工程的管理方面来看，对工程中所形成的电子文档 一定要做相应的储存和保管。对于文件的保管方式又分为以下几 种，各公司一定要选择与自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同时，有效利用相应的保管方法还可以为 未来的工程项目提供借鉴的作用。

　　3.1 输出纸拷贝

　　对于纸质文件的系统管理而言，其优点主要体现在价格上， 纸质文件价格低廉，且所需的专业性技术不多。缺点则表现在有 些电子文件无法利用普通的打印方法将其打印出来，从而造成文 件的关键性缺失，相应的也在一定程度上破坏了文件原有的完整 性。对整个工程而言，在需要时无法提供文件支持，则会对整个工 程造成不可预计的风险。

　　3.2 脱机保存电子文件的拷贝

　　对电子文件进行保管时，可以通过脱机保存的方式有效将电 子文档进行拷贝，从而减少系统文件的流失。例如 ：磁盘备份、软 盘保存等方法。这种保存备份方法，与传统的纸质打印方式相比， 其具有完整性和便利性等优点。通过完整保存的方式，来确保电 子文件的有效存储。

　　3.3 利用双重备份方式管理电子文档

　　在对工程文件进行保存时，可以通过电子文档与纸质保存 双重方法进行备份，并进行归类整理，利用两种不同的介质，保存 两套内容完全相同的档案。利用这种双重保险的方式，可以保证 电子文档的有效性，通过纸质文档对电子文档的监护作用，从而 达到文档有效保存的目的。这种管理保存方式与输出纸保存方式 相比，其更具准确性，与此同时，在保存后还可以对其进行快速提 档，在计算机网络的帮助下，通过检索、传输等方式，来有效保证 工程的顺利进行。

　　3.4 利用泛普工程资料管理系统对电子文档进行保存

　　利用这种储存方式可以有效将电子文档保存在电子系统当 中，以方便检索及再利用。除此之外，为避免文件丢失，还可以将 电子文档拷贝到磁盘上，在二次利用时可以及时将其在计算机中 读取，还可以节省检索信息的时间，并保存了文件的完整性。目 前，我国对这种保存文件的方式应用程度还很低，其主要原因在 于，利用这种方式对文档进行管理，需要大量的人力物力，需要及 时的对磁盘进行维护修理，以保证资料的完整，但在技术程度上， 我国还处于发展中阶段。因此，在保存文档方面，依然无法逃离传 统的纸质保存法。