建筑文档管理系统

 　　项目文档管理，是指在一个系统(软件)项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。通常，文档管理在项目开发中不是很受重视，当发现其重要性时，往往为时已晚。整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。

　　一、文档的作用：

　　其一，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。

　　第二，大多数软件开发项目会被划分成若干个任务，并由不同的组去完成。文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证。

　　第三，可提供完整的文档，保证了项目开发的质量。

　　第四，项目文档是系统管理员、操作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料;

　　第五，项目文档将为系统维护人员提供维护支持;

　　第六，项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

　　二、项目文档管理规定：

　　(1)将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分;项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。

　　(2)常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。

　　(3)日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。

　　(4)提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括：项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。

　　(5)所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。由各项目小组长保证提交已保存文档的质量;由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。

　　泛普软件让项目文档管理规范制定好之后，关键在于大家要“依规执行”，使杂乱无章的存放模式变得井井有条。

　　三、功能：

　　1、文档库

　　1)操作权限

　　由公司文档管理人员负责操作该表单，其他人员可以查看相关密级的文档。

　　2)操作

　　根据项目情况可以手工录入现存的文档，也可以把文档接收、文档起草中相关数据文档归类到文档库中。

　　2、文档起草

　　1)操作权限

　　由公司内部管理人员使用，作为部门之间业务沟通过程的工作手段进行。

　　2)业务流程

　　填报基本信息、录入备忘内容信息，走审批流程、流程最后抄送文档管理人员，由文档管理人员打印报表、将报表导出PDF文件、再上传到本条记录的附件中去，再进行文档入库，最后执行“文档分发”功能。

　　3)操作

　　新增录入备忘录内容信息，需要走流程的走流转功能后，打印报表，再进行入库、文档分发(针对公司部门使用)。

　　3、文档分发

　　1)操作权限

　　企业内部与外部协助单位管理人员都可以使用，但是所进入的平台层级不一样。

　　2)业务流程

　　新增文件分发记录、选择分发文档、选择接收单位和接收人(两种方式：增加和使用分发表)后进行分发。

　　3)操作

　　新增文件分发记录，选择分发文档、接收人员，点击分发直接发送文档到相关人员的文件接收中去。

　　4、文档接收

　　1)操作权限

　　企业内部与外部协助单位管理人员都可以使用，但是所进入的平台层级不一样。

　　2)业务流程

　　选择要接收的文档，查看相关内容后，点击：归类。

　　5、文档借阅

　　1)操作权限

　　企业内部与外部协助单位管理人员都可以使用，但是所进入的平台层级不一样。

　　2)业务流程

　　借阅人填报借阅“基本信息”、“借阅明细”、走预定义审批流程、审批流程到审批人批准后，即可跟文档管理人员借阅相关文件(纸质借阅)，电子借阅直接在电子借阅查询中查询批准过的电子文件。

　　3)操作

　　新增录入借阅内容信息，需要走流程的走流转后，到文档管理人员处领取相关实物文档。