科研项目经费管理软件

 　　工程研究总院作为集团所属研发机构，在2015年获得集团科研课题审批立项的数目占集团34家下属各子集团公司的21%，是集团技术进步和科技创新的重要平台，因此选取工程研究总院作为典型的系统需求设计对象。在对总院的科研经费管理现状的调查中发现以下几个问题：

　　科研人员过多承担课题经费的预算编制、经费申请工作，经费管理意识较低。虽然政府科研机构已经把科研经费预算明细划分得十分细致，但对于科研人员来说加大了经费的管理难度，科研人员不得不把主要精力用在科研经费的预算编制及科研经费申请划拨的工作上。这样势必造成科研效率低下、科研成本增加。其次，不同课题反复采购类同的设备，经费利用率低，容易造成浪费。

　　科研经费相关操作依靠人为既定流程执行，相关审批周期较长，经费管理难度大。目前，总院没有采用先进的信息化手段对科研经费进行管理，所有的表格、单据全部依靠打印后的纸面进行填报及签章。对于经费预算编制的审核也是通过集中会议评审的方式进行，审批效率低下且管理人员无法对预算编制的全局进行控制。财务人员对科研经费工作不够专业。由于没有专业化的科研经费管理系统支撑，科研人员仅注重科研项目进展而忽视了对经费的合理使用;财务人员并非管理科研经费的专门机构，对于科研经费的预算、核算等环节存在不科学、不规范的现象。

　　近年来，随着国家对科研项目的大力支持，各省对科研项目资金拨付开启绿色通道，科研经费管理成了科研院所和高校的重中之重。各单位对科研经费管理体制机制、制度建设以及经费监管能力都提出了更高的要求，在此基础上，泛普软件顺应趋势，将现有的成熟产品——科研经费管理系统做了定向开发，服务于每一个客户。

　　灵活的预算编制模板与分析调整功能，全程把控，审批控制到位;

　　科研经费管理系统

　　泛普公司通过多家科研院所的调研发现，经费预算问题永远是最令人头疼的问题，泛普公司针对行业痛点开发了经费预算管理系统，灵活的预算编制模板功能让经费拆分不再成为麻烦，其他功能通力合作，环环相扣，全方面审批控制;

　　以项目为核心，预算为基础，形成全面闭环经费管理制度;

　　泛普经费管理系统以项目为核心，预算为基础，围绕项目进行延伸，这也就进一步说明了项目管理系统和费用管理系统可以结合使用的原因，在一定程度上两者相互辅助;整个系统以戴明环思想为设计指导，有效的把PDCA循环通过IT技术进程传承和固化，使科研单位项目经非管理能得到全面的闭环掌控;

　　支持多维度统计口径、多形式报表展现机制，满足多种管理需求;

　　不同层级的管理者在面对数据分析的时候需求各不相同，泛普费用管理系统针对这一情况，增加了灵活配置门户的功能，用户登录系统后，可根据自己的需求灵活配置首页门户。数据统计支持图形化模式，看起来简洁美观，重点分明，为领导决策提供强有力的支撑;

　　便捷的穿透式费用查询功能覆盖整个系统，方便明了;

　　本系统采用穿透式查询的方法，当领导想要知道账户的来源、构成以及单据的具体情况的时候，点击相应的账目数字，会显示构成该数字的协同表单，就像一个汇总的结果数字一层一层的穿透，方便领导直观全面的了解整个项目经费的状态。

　　系统功能设计

　　1、系统的主要功能和目标

　　根据对工程研究总院的调研，集团科研经费管理系统应该具备的功能有：经费预算制定管理、经费支出管理、经费统计管理、经费预警推送，系统必须能够做到精准预算、经费管控、量化成本，实现科研经费使用的事前计划、事中控制、事后统计管理模式。

　　2、 经费预算定制管理

　　经费预算制定管理主要解决两个关键问题：降低预算制定难度，增加预算制定的准确度。首先，在搭建系统前，科研人员与财务一起根据近几年的科研课题经费使用的实际情况加以总结提炼，配合系统开发人员生成一套科研课题预算编制模板。在新建每个课题项目时，系统可自动化生成科研课题的项目经费预算表，并且可以根据各类课题的类别选择不同的预算模板进行预算编制的预定义，这样就可以减少科研人员制定预算的难度。预算经费模板可以分为：项目年度预算表、资本性投入预算表、国内差旅费预算表、国际差旅费预算表、技术服务费预算表等。此外，系统可以生成科研课题经费预算科目与财会科目的关系映射。国务院各部委下达的科研课题“预算收支科目”与财务部门执行的《科学事业单位会计制度》中规定的“会计科目”的设置内容存在着一定差距，导致财务部门按会计核算提供的信息与按科研项目经费预算批复的可比性差[1]。所以，我们有必要去建立一个模型，即把各类课题的经费预算科目与企业会计科目之间的逻辑分别加以映射，并建立数据间的一一对应关系，这样就可以增加预算制定的准确度。例如：预算科目中的能源/动力费，对应会计科目中的水费、电费;预算科目中的境外专家来华合作交流对应于会计科目中的招待费等等。

　　3、 经费支出管理

　　根据国内企事业单位及科研院校的调研，一般经费支出管理模式有四种：①从财务总账系统(全面预算系统、网上报销)中取出项目经费支出数据;②由财务人员按月填报各单位项目经费支出台账;③项目负责人按月或季度上报项目经费支出报告;④科研人员填报项目经费支出申请、科管、财务确认。从目前总院以及集团下属各单位的实际情况来看，基本都使用第四种方案。根据本人对工程研究总院的需求调研得出科研经费支出审批流程，目前实际涉及到整个经费支出流程的人员角色有：经办人(课题经费负责人)、综合办审核人员、部门领导或课题负责人、总院科研经费管理员、财务主管、总院领导、出纳等。整个审批流程环节较多，设计人员较广，流程效率低下，间接影响科研人员的研发效率。因此，科研课题经费管理系统必须能够改进整个经费支出流程的流转效率。例如，取消付款凭证的填写工作，改为请款人从系统中填报相关信息后，系统直接生成简明的付款凭证表格，提交后系统自动流转到下一相关人员审核/审批。此外，系统有一个重要功能：系统自动提醒请款人目前该项科目的剩余金额并且可以方便查询历史支取经费的金额，即请款人此次填报的金额不得高于剩余金额，这也省去了请款人、经费管理员、财务人员反复核查该项科目经费是否充裕。此外，系统还将提供经费支出余额提示功能，该功能经常在课题结题节点使用。

　　因此，系统必须实现基于科研预算的费用控制管理，通过网上报销的手段，实现经费支出的实时控制，在费用申请、报销、分摊环节提供预算管控模型，确保科研经费按预算支出。在系统的费用申请页面中，系统可以直接反映出当前课题中某个项目的经费使用情况，保证科研人员输入的金额每次都是有效的，从而提现了预算编制的指导性。

　　系统可以严格跟踪和汇报相关科研项目的经费使用情况和支出情况，从项目立项开始就必须有监管人员实时跟踪记录。对于项目实施程中的每一个环节和每一个隐形项目支出经费都要保证手续齐全，并严格按照企业的流程和规范来进行，并通过建立监督机制，确保科研项目的经费处于可控制的状态