采购管理erp系统

 　　ERP采购管理的优势

　　在企业未采用ERP项目之前，其传统的采购模式给企业造成了一些显而易见的缺点，包括(1)企业往往将物料采购与物料管理融为一体：绝大多数的企业都将采购职能部门和销售职能部门并在一起构成供销科。它的主要不足在于将物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制;同时在这种模式下，供应部(科)担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量, 尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款。(2)业务信息共享的程度弱：由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。其带来的影响是：业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查;同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响大。(3)采购控制通常是事后控制：虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。

　　当ERP项目运用到企业的管理中来之后，其各方面的优势充分体现了出来，尤其在采购方面更是不可小视。ERP下企业的采购管理的突出优势表现在：

　　(1)采购管理流程再造

　　针对传统采购管理主要由物资供应部门完成的弊端，ERP系统对采购管理流程实施再造，注重部门之间的协调、联动与制衡，将部分业务如检验入库、财务付款、供应商管理等从采购模块中剥离出来，见图1-1。

　　如图： ERP系统采购管理流程再造

　　ERP系统的设计方法是将所要完成的工作分解为相关的职责后对应到相应的模块中，将属于一个模块的职责组合成一个工作组，其优点包括三个方面。

　　第一方面：同类业务集中处理。企业将多个部门拥有的同一职责收归为一个部门，实行集中管理，减少了大量协调工作，极大地提高了办事效率。

　　第二方面：将库存职责从原职能部门分离出去，有利于加强对采购业务的监督。从库存管理角度出发，总是希望库存的资金占用最少，同时降低库存的管理成本;而采购部门则希望存货尽量多些，及时保证生产的需求。这样的一对矛盾使得库存管理部门会尽可能地结合生产消耗制定库存补充计划，而采购部门则通过对存货的定期检查来确定需要采购物资的品种和数量。经过一段时间的磨合，库存必然会调整到一个相对合理的水平。

　　第三方面：物资管理和资金管理分离。传统模式下的采购付款计划由供应部门制订，然后通知财务按计划付款。ERP模式下将通知财务付款的职能分离到财务部门，体现资金流随物流而动的管理思路，避免了采购部门对供应商付款中的人为因素，同时，由于付款的权利在财务部门，对盲目采购起到了相当地限制作用。

　　(2)高度共享业务信息

　　ERP系统作为现代企业的内部管理平台，一个重要特点是信息的即时性和集成性。该特性使得在ERP平台上工作的人员共同面对一套源头的唯一、准确的数据，得以共享业务信息。在ERP系统中，信息即时性的特点，将使各项业务数据得到联动的实时更新，企业管理者和各职能部门、采购管理相关业务人员能够随时了解企业外部市场状态及变化，把握企业内部各项信息，做到知己知彼。有利于科学决策、及时合理分配资源、加强采购成本的控制。ERP系统实施前，成本信息资讯依赖于人工计算，及时性与准确性难以保障，而信息的集成性可为决策的科学化提供条件和依据。

　　(3)增强了业务的可追溯性

　　信息的高度共享，方便了业务人员了解和掌握相关信息。具体到采购管理中，由于以往的采购询价、报价通过电话通讯完成，很难追溯相关信息。而ERP系统要求所有采购单据在系统中进行记录，便于对任何一笔业务往来详细信息的查询，减少了业务操作中的人为因素，保证了信息的原始状态和真实性，并可随时追溯。

　　(4)加强了对供应商的管理

　　供应商管理是采购管理中的一个重要环节。传统的供应商管理存在大量人为因素，使用ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的供货状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析、价格分析、售后服务分析等，并根据分析结果制定相应的供应商管理策略，如根据供应商的考核评分确定该供应商的物资供应份额等。这样业务人员的调动对工作的影响程度就会大大降低，新来的业务人员可以通过系统方便的查询与自身业务有关的供应商名单、联系方式、历史供货记录等，并按照设定的供应策略进行采购业务。

　　(5)采购管理控制体系完备

　　事前控制、事中监督、事后分析，这一管理理念在ERP系统中的具体运用，是ERP系统与传统信息系统最明显的区别，特别是对于采购成本的控制。事前控制。ERP的成本管理采用标准成本体系，该体系通过事前制定的成本标准对采购成本做出一定的限制。这个标准作为员工努力的目标以及衡量实际采购成本节约或超支的尺度，从而起着成本的事前控制作用。事中监督。在采购过程中，对照事先制定的成本标准，以及ERP数据库中的历史采购价格和其他企业对同一产品的采购价格，监督部门随时可发现本次采购是节约还是超支，有利于企业迅速制定改进措施，达到降低采购成本的目的。事后分析。采购过程完成之后，通过实际采购成本与标准成本和ERP数据库相比较，企业可以定期进行分析和考核，及时总结经验，为未来降低成本指出途径，实现成本的事后控制。