erp采购系统

 　　自XX集团ERP项目投入到现在，在采购管理方面取得了不可磨灭的成绩，但也存在种种问题。若能克服现存的各种问题，ERP在采购管理方面的优势才能更加充分的表现出来，才能使得采购成本更低，采购效率更高，采购质量更好，从而提高XX集团自身的发展和市场竞争能力。为此，提出了以下几点有关XX集团采购管理的建议。

　　1、选择好的供应商

　　选择好的供应商，才能对企业的生产予以正常的保障，只有生产保障了，企业才能得到进一步的发展。因此，选择好的供应商是我们最重要的任务。如同供应商的开发，供应商的选择也存在于整个的过程中。在众多潜在的供应商中，一般来说，初始阶段要选择五到十个供应商：简略的调查之后，再选择三到五个深入调查，尤其是一些关键数据;深入调查之后做出最终决定，这个时候会剩下两个左右的供应商：最后进入试运行阶段，在这期间进行考核，并作出最后的选择，确定最后的结果。好的供应商表现在：产品质量好、价格合适、技术含量高、发展前景好、货源稳定、供应有保障等等方面。因此，必须具备以下条件：(1)生产能力强(2)技术水平高(3)管理水平高(4)服务水平高。

　　2、集中采购

　　集中采购是相对分散采购而言的，即采购组织为多个企业实施采购，这种形式适用于大型集团企业;虽然公司仍然像过去那样自己订货，但因为使用了统一的标准的采购流程和统一的采购系统(ERP)，局总部和公司可以全面掌握材料需求情况，并派相应部门与供应商谈判，签订总合同，大大降低了采购成本;而且随着采购的品种、数量和频率的增加，集中采购的的作用将越发明显，包括：(1)企业内部密切合作(2)企业与外部的合作(3)实现从“为施工采购”到“为订单采购”的转化(4)加强对外部资源的管理。

　　要达到这样的效果，需要采取的措施包括：

　　第一层：建立区域联合采购中心

　　采购的物资属性具有各子公司联合采购的可能性(低值消耗材料、劳务等);

　　第二层：公司采购中心

　　采购的物资范围除由区域联合采购中心已经包括的其它所有要直接和外部打交道的供应商所供的物资和服务;根据公司规定一定限额的采购可以由项目经理部自行采购，但必须将采购申请上报采购中心进行限价采购;

　　第三层：公司区域采购中心

　　公司所属项目分散在不同区域，由公司集中采购难度较大;采购的物资范围除由区域联合采购中心已经包括的其它所有要直接和外部打交道的供应商所供的物资和服务;根据公司规定一定限额的采购可以由项目经理部自行采购，但必须将采购申请上报公司采购中心进行限价采购;

　　第四层：项目自行采购

　　某远离公司本部的单个项目;根据公司规定金额达到一定限额的物资采购需报公司进行审批并参与采购过程;但根据系统初时上线和各公司集中采购程度的要求，在系统上线后各公司要以集中采购为原则，辅以目前的采购方式来进行采购业务。

　　3、建立采购价格管理

　　(1)建立公司内部物资采购价格平台

　　物资采购的同常帐务处理全部纳入ERP系统进行管理后，系统能够自动保留物资采购的历史价格信息，生成物资采购的历史价格信息库。实现项目物资实际采购价格与项目预算价格的比较，以便分析差异;实现同一物资在不同项目间的采购价格比较。

　　(2)建立公司间物资采购价格平台

　　全局所有直属分公司和子公司均使用ERP系统后，各公司物资采购均在ERP系统中处理，将能够实现全局公司间物资采购价格信息共享，根据权限分配能够查询某一物资在某一地区其它公司的采购价格，以便在公司招(议)标时能够提供相关参考数据，也为公司集中采购、局区域集中采购提供数据支撑。

　　4、优化采购管理理念

　　(1)以职责为核心

　　在传统的管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门，其然后是部门对应的工作范围，如我们在企业组织机构图中能够找到供应部(科)，之后我们进一步去了解供应部负责的具体工作。而在ERP系统中，尤其是国外大型ERP系统，每名员工首先是对应各个职责，这些职责既可以是系统预先设定的，也可以灵活进行定义。

　　(2)基础信息高度共享

　　虽然许多企业在实施ERP时都将减少日常工作量作为成功标准之一，但在使用ERP系统后，有些岗位的工作量是会增加的，尤其是提供基础信息的岗位。具体到采购管理中，采购员、询价/报价管理员的工作会增加，因为以往这些工作都是通过电话来完成，而ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录，这样做就会给采购管理带来如下变革：

　　第一、业务的可追溯性强：ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等。

　　第二、减少业务操作中的人为因素：对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。使用ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。这样将业务人员的调动对工作的影响尽可能的减少，新来的业务人员可以通过系统方便的查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。

　　(3)控制体系完备

　　“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理理念在ERP系统中的具体运用，是ERP系统与传统信息系统最明显的区别：

　　第一、流程有序：在ERP系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请，哪些物料必须首先制定总的采购计划等来对采购工作流程进行控制，来细化采购部门的日常管理，加大管理幅度;

　　第二、审批严格：虽然在传统模式下，我们也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中，尤其是跨地区的公司要这点非常难。通过ERP系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则ERP系统中将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等。

　　第三、监督有方：在采购业务处理过程中，监督人员(不仅指采购部门领导)若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某定单属于重复定单，可以将其暂停，查明原因，或取消该定单;区别于传统管理模式，ERP系统还可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的执行情况，包括趋势分析等，为下一阶段工作改善提供及时的信息;ERP系统实施对采购管理的改善不仅局限于上述三个方面，更重要的是它为业务人员带来了一种体验，让业务人员认识到信息技术是如何改变和优化业务流程的。