采购需求管理系统

　　1.供应商报价管理

　　询价是采购业务的基础工作，需要购买产品的询价资料维护主要是处理不同供应商对同一材料的不同报价、同一供应商对不同材料的报价，是采购人员在处理采购订单时可参照的价格标准。一般报价时录入的为含税单价。若企业中录入为不含税报价时，在订单操作时要选择不含税单价录入。

　　1.1供应商报价资料录入

　　2004.9.10 XX公司收到代码为2001供应商NOVA公司对材料E、F的报价，其中币种为人民币，E单价为2.4元，F单价为3元，当日起有效，付款条件为月结30天。

　　1.2报价单审核

　　XX公司经过讨论，接受这个报价，做报价资料的审核。具体操作如下：

　　1.3报价单复制

　　对于相同供应商报不同产品或者不同供应商报相同产品的报价资料维护，可以使用复制按钮，获得一张报价单的资料，通过修改和编辑产生另外一张内容的报价单。

　　1.4报价单终止

　　当市场环境中，原材料的价格波动后，原先的报价已经不能正常履行，这时候可以通过报价单终止来报价单失效。同时不再影响采购订单。

　　2.采购订单管理

　　对于生产、销售产生的建议采购量，可以通过录入采购计划、请购单来反映，也可以直接录入采购订单。需要进行具体的执行，通过对已经选定货源的供应商下达采购订单，以及确定采购的价格，以及运费等其他的付款条件等。

　　2.1 采购订单准备

　　XX公司在2004年9/23收到客户ABC公司对产品A的销售订单，要求数量为500个，交货时间为2004年10月25日。假设库存中所有物料结存数量都为0，没有发生过业务。而半成品D的安全库存量为130。

　　2.2采购订单审核

　　当部门主管或者更高一级的主管不亲自操作电脑时，就需要采购员将未审核的采购订单打印出来提交给部门主管进行查阅和审核。当主管审核确认以后下达给供应商，供应商根据下达的采购订单准备货物。供应商一般会按照要求情况进行交货，有特殊情况通过跟踪与催货及时了解情况。

　　2.3采购订单变更

　　处于审批状态的采购订单假如内容发生变动，可以通过变更的功能进行操作。

　　3.材料检验

　　一般在原材料入库前需要经过检验，这个工作一般采购人员根据到货的情况通知质量部门进行质量检验。检验人员一般只负责检验产品合格不合格，能否让步接收，至于接收价格一般都是由采购人员根据检验结果进行处理。所以材料验收分为两个部分，检验的结果维护由检验人员负责，检验结果的处理由采购人员负责。

　　4.入库通知以及仓库接收

　　根据检验结果，采购人员通知仓库人员接收入库，需要在系统中录入入库通知单，仓库人员根据入库通知单进行接收入库。其中采购人员填写入库通知单，仓库人员填写实际入库接收情况。其中检验不合格部分退货处理。

　　采购人员根据检验结果进行入库通知，仓库人员办理正式入库手续。同时采购人员对于F材料不合格部分进行退货。

　　5.发票接收及结清货款

　　仓库管理部门收料完成后，供应商会在约定可以付款期内开具发票，交给采购部门，要求付款。在这个流程中，主要管理应付账款的会计进行产品入库单与发票的核对，同时根据发票的应付金额进行相应的付款。