网上采购管理系统

 　　一、采购管理

　　采购工作主要为企业提供生产与管理所需的各种物料，采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。

　　二、 采购管理的作用

　　采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。对于制造业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大或非常大。

　　由此可见采购管理在企业管理中的份量了。当然，更重要的还是企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。

　　考虑到材料在产品中的费用份额，因此采购部门必须想方设法降低材料的采购成本，同时还必须考虑物料的库存。大量物品库存积压，意味着物料的库存成本增加，资金占用增加。降低材料成本与提高采购作业的质量已成为了每个企业所追求的目标。

　　三、采购业务综述

　　采购业务的内容与工作程序。

　　1.接受物料需求或采购指示

　　物料需求大部分来自于生产计划产生的需求，采购部门必须按物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。

　　2.选择供应商

　　供应商处于企业供需链的供应端，供应商也是企业资源之一。采购部门掌握越多的供应商，企业的供应来源就越丰富。

　　3.下达订单

　　根据物料需求计划制定采购计划，并根据采购计划选择供应商，下达采购订单。

　　4.订单跟踪

　　采购员发出采购订单后，为了保证订单按期、按质及按量交货，要对采购订单进行跟踪检查，控制采购进度。

　　5.验收货物

        采购部门要协助库存与检验部门对供应商来料进行验收，按需收货，不能延期也不能提前，平衡库存物流。

　　四、采购子系统在ERP中的实现

　　采购业务在ERP系统中的实现加以描述,其工作流程如下。

　　1.建立供应商资源

　　建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应物品明细，资料最终必须进行确认才有效。

　　2.生成采购计划

　　根据MRP的物料需求计划及库存子系统生成的物料需求来生成采购计划，并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。

　　3.询价及洽谈

　　该过程是落实采购订单的采购供应商。采购业务人员广泛利用市场的采购供应资源，进行价格咨询并商谈有关交货数量、交货期、质量要求与技术要求，落实每种物料的供应商。

　　4.生成用款计划

        生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。

　　5.下达订单

　　根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网上发布订单。

　　6.采购订单跟踪

　　采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。

　　7.来料验收

　　由采购业务员对来料按订单与发票进行验收，并录入收货单与发票。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程，直接由来料检验人员(或物料管理员)对来料按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。

　　8.结账与费用核算

　　结账付款工作由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出采购成本

　　9.采购订单结算和清理

　　在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。

　　10.系统基础数据维护

　　采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。

　　五、采购子系统与其他业务子系统的关系

　　采购管理子系统与物料需求计划、库存、应付账管理、成本管理等子系统有密切关系。

　　简要概述如下：由MRP、库存等的需求产生采购需求(请购)信息，采购物料收货检验后直接按分配的库位自动入库，物料的采购成本计算和账款结算工作由成本与应付账子系统完成。