ERP环境下会计档案信息资源管理的优势有哪些

　　企业资源计划是为了更好地适应信息时代企业管理信息系统的发展趋势，把人力、物力、财力和信息资源融合在一起的企业管理软件，其借助现代化的信息技术和先进的管理理念，成为当今社会较为前沿的一种管理模式。那么ERP环境下会计档案信息资源管理的优势有哪些?

　　一、ERP环境下会计档案信息资源管理的优势有哪些

　　ERP系统是把企业的各类档案资源整合集成在一起，实施一体化管理的信息系统，这种统一集成化的会计档案信息资源管理与传统的单据流转管理方式相比的优势具体表现在以下几个方面。

　　1、实施分类管理，提高会计档案信息资源管理的精细化

　　传统的会计档案管理采用手工的方式对账目进行连续编号，统一装订管理。而ERP系统环境下的会计档案信息资源管理可以借助纵向与横向的分类管理来实现，纵向分类管理可以把不同的会计账目模块进行分类，并按照连续编号的形式来管理档案信息，可以促进后期会计账目的复核与审计工作。横向的分类管理则体现在会计电子基础凭证和会计记账凭证方面，这种凭证本身除了原始的数据信息以外，还包括企业采购、生产、营销等各个阶段的数据集成信息和链接信息，如果按照原始凭证的档案管理方式，信息容易被泄漏，因此，通过纵向与横向分类管理，将原始凭证分离，单独编号管理，并建立原始凭证与记账凭证编号信息之间的链接，在提高会计档案管理效益的同时，使管理更加精细化。

　　2、完成数据实时更新，提高会计档案信息资源管理的准确性和实效性

　　按照传统的会计档案管理理念，数据信息形成后，就不能再进行变动和更改。而ERP环境下的会计档案管理方式使账簿和报表数据既以独立数据的形式存在，还可以建立与多类会计档案信息之间的联系，完成数据的实时更新，为实现会计数据信息升级提供了可能，从而增强了会计档案信息的准确性和实效性，同时，会计人员只需将各类会计档案信息资源逐笔录入到ERP系统中，计算机就会自动读取数据原始凭证的相关数据，不用人工生成记账凭证，形成各类数据报表，支持企业分析决策，具有更强的后续查询能力。

　　3、扩大会计档案的存储范围，提高档案信息的处理效率

　　ERP系统环境下的会计档案信息资源管理依靠纸质会计档案和电子会计档案的双重载体形式，借助计算机软件和会计软件程序，将数据信息存储到计算机硬盘或光盘、磁性介质中，扩大了档案的存储范围，ERP软件可以借助计算机超强的处理能力，缩小会计档案的编研时间，并对会计档案的未来信息资源需求情况进行核算、预算和分析，作出进一步的深加工处理，从而可以节省更多的人力、物力和时间，提高档案信息资源的利用效率。

　　二、ERP环境下会计档案信息资源管理系统的构成

　　1、会计档案总账子系统

　　会计档案总账子系统的构成包括：资产类(库存现金、银行存款、原材料、固定资产、累积折旧、累计摊销等)、负债类(短期借款、拆入资金、吸收存款、贴现负债、职工薪酬、到付账款、代理业务负债、拖延所得税负债等)、成本类(生产成本、制造费用、劳务成本)、权益类(实收资本、资本公积、盈余公积、利润分配)、损益类(主营业务收入、业务成本、营业税金及附加、资产减值损失和所得税费用等)和权益类(实收资本、资本公积、本年利润等)。ERP系统环境下会计档案总账要根据单位的实际需要建立系统专用模块，规范财务应用环境，提供严密的制单控制和辅助核算功能，同时还要设置查询权限控制和凭证制单的金额权限，保证本单位的会计档案信息不对外披露，提供自动计算借贷方差额和凭证红字对冲、批量审核和单张审核功能，提供出纳管理平台和原始单据联查功能。

　　2、应收账款档案子系统

　　应收账款包括向购货单位收取的账款、退回的预收账款、承兑的商业税票、应收账款的成本等。ERP系统环境下应收账款子系统的功能主要是提供应收账龄、欠款和回款的统计分析、控制了解客户信誉度、资金流入预测、功能权限和数据权限控制、先进折扣和单据核销处理、发票和应收单的录入、提供票据的跟踪管理和监控等，提高系统的安全性，增强会计账务的处理功能，做好财务档案信息记录追踪，以防止发生坏账、死账。

　　3、应付账款档案子系统

　　在应付账款档案子系统中，债务关系的发生主要是由于购买材料、商品或接受劳务供应等，主要表现为物质取得与付款时间的不一致而引发的债务关系。应付账款档案管理以发票、费用单等原始单据为依据，记录业务往来款项，做好应付款的转账和支付工作。ERP系统环境下会计档案信息管理子系统的功能在于更好地实现对应付款项的核算与管理、票据处理和承兑汇票管理。在整个系统中，会计档案信息还可以提供资金流出预算，应付票据核算追踪、应付款录入处理、付款权限功能控制、结算单批量审核，借助网上银行的支付功能实现付款单远程运用和数据交互，通过ERP系统完成对票据的实时跟踪管理。

　　4、固定资产档案子系统

　　固定资产是为生产商品提供劳务出租或经营管理而持有的非货币性资产，表现为固定资本的实物形态。ERP系统环境下，固定资产会计核算也发生着一定程度的变化，通过累计折旧数据的动态管理，做好固定资产各项指标的财务分析工作。基于ERP系统环境下的固定资产档案子系统的主要功能主要表现在：运用用户自定义折旧的方法提供对固定资产的评估、自动计量折旧、固定资产卡片联查图片和固定资产到期提示表等方面的功能。

　　ERP环境下会计档案信息资源管理可以更好地满足会计凭证和账簿对于会计核算的作用，在未来的管理实践中还需要进一步加强会计稽核的力度，加强对电子会计档案的检查与管理，如果有相关需要，可以在建米软件进行相关咨询。