项目管理资源不足时如何应对

　　无论是什么原因造成的资源不足，你一旦接手了项目，就必须想尽一切办法来克服困难，把项目做成功。同时，项目经理需明白你不可能令所有的利益相关方都满意，一味妥协也是不可取的。

　　一、项目管理资源不足时如何应对

　　资源可以是物质(如设备)或者劳动力(你的团队)，也可以是支出(每个资源的成本)。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它是非常方便和有效的。这个功能的价值在于能够帮助项目管理人分配任务，还能计算支出。

　　1.简化项目方案

　　也许你从一开始就设计了比较完善的项目建议书，这里面包含了一个巨大的项目工作范围，你的SOW和WBS可能也写得很详尽。但此刻，你的团队里只有2个后端开发人员，没有前端工程师和数据库开发工程师，也没有测试人员来保证项目的质量。这样的情况下，你依然需要淡定地把项目方案建议书和需求规格说明书重新审视一遍。结合用户需求思考和权衡，哪些功能是目前比较关注的，而哪些功能是未来系统需要关注的。

　　这个其实并不难，如果你和用户开放地沟通过，项目功能的轻重缓急，你应该心里有数。所以，你很有必要在此基础之上，整理出项目当前阶段的需求规格说明书来。不要一味地喊叫资源不足，这样的方式只会引起领导对你做事能力的怀疑，而不能解决根本问题。

　　2.监控风险与质量

　　风险和质量是有效管理项目需重点关注之处。项目经理需要知道风险影响项目的可能性，影响的严重程度和可用的解决方案。但是，这部分项目管理也涉及项目的质量。在某种意义上，质量结果是有效的风险管理的直接结果。最终，确保质量的小流程可以有助于防止项目后期的重大问题的发展。

　　3.整体流程调整优化

　　优化管理就是分析项目每部分所蕴涵的知识、经验和教训，更好地发扬项目进程中的经验，吸取教训。不如，前一阶段的工作，由于管理得好，工作能顺利完成并符合要求，就应该使这一阶段内的管理经验和知识更好地发挥成效;后面部分的工作为什么不成功?是客户的需求没提清楚?是理解的错误?还是设计的问题?通过这些分析后，有利于进一步优化项目管理整体流程。

　　二、建米软件小tips：为什么会出现资源不足

　　影响项目资源不足的因素有很多，主要分为客观原因、内在原因和技术原因三方面。客观原因是指企业客观存在的资源情况，内在原因指的是项目经理自身的原因，技术原因则指的是资源分配的技巧和能力。这几个因素可能共同存在，也会互相影响：

　　1.客观原因：企业的资源本身就不足

　　随着企业的业务扩展需求，项目越来越多，多项目同时并行成为企业活动的常态，因此资源刚好饱和的情况会越来越少见，资源不足逐渐成为企业发展的常见问题。这种资源不足很多时候是间歇性的，所以企业不能一出现不足就马上补充人员，否则可能带来成本的超支，影响企业效益;这种资源不足又是无法避免的，企业是以营利为目的的，因此已经启动的项目大部分还是要完成。当企业在资源不足的情况下开展项目时，资源分配就要更加谨慎，此时内在原因和客观原因的影响作用就显得更为重要。

　　2.内在原因：项目经理资源估算不合理

　　不管是资源饱和还是资源不足，企业都要进行资源规划和分配，而分配的标准除了会参考项目的实际情况，主要是根据项目经理的资源申请计划来裁决的。从项目经理的角度来说，资源当然是越多越好，因此他们可能会为了让自己的项目更顺利而多申请资源，如果这类资源申请被批准了的话就会导致其他项目的资源不足;也有一些项目经理由于自身能力不足或者项目太过复杂，错误的估算了工作量和投入，自己少要了资源导致项目资源不足。除此之外，项目又具有不稳定性，项目变更或者需求增加的情况也很普遍，所以就算项目经理前期的资源估算是合理的，后期也可能出现资源不足。

　　3.技术原因：资源经理分配不合理

　　如果客观原因和内在原因都不存在，项目的资源还是可能存在不足的情况，因为影响资源分配的还有分配者这一角色，一般由资源经理或部门经理担任。资源分配者不像项目经理，他们往往是没有直接参与到项目的前期工作中的，对项目的了解可能不是很全面，分配资源时就会缺少客观依据和判断。他们一方面需要对项目经理的资源申请计划进行评估，了解最真实的需求;另一方面需要对资源状态和属性有所了解，以便调拨合适的人到合适的位置上——其中任何一个环节出现问题，资源的错配都可能导致某些项目资源不够或者某些项目资源冗余。

　　每个项目经理在设置资源的时候都会考虑到成本问题，他会意识到整个项目的成本和各部分占用的资源是否恰当。因此，在项目管理过程中使用工具软件的资源管理功能是利于整个企业成本的节省。