项目组应该做好哪些文档工作

　　在服务型项目开展过程中需要涉及很多的文档资料以及合同文书等。有的人觉得过于强调法律效应，啥都要签字确认，有些过于缺少“人情味”，不利于拉拢客户关系。但是实际工作中，大家会发现有理有据反而才是合作的长久之计。下面就说说项目组应该做好哪些文档方面工作。

　　一、项目组应该做好哪些文档工作

　　必须签定实施单位和企业双方都认可的、且理解一致的项目范围说明书，这一点很重要，有些项目因启动仓促或责任人没有完全理解整体架构，约定实施的范围比较笼统，结果会造成实施一方永远也完不成任务，或实施的范围不能让客户满意，难以如期上线。

　　严格控制时间和成本，要有措施和费用保证项目按计划执行，同时进行总成本控制。项目实施费用通常只包括软件费和实施服务费，一般不包括硬件费用，如由此项目带来的网络扩充、服务器、UPS和客户机的更新换代或新增等费用，以及配合的人工成本和再培训成本等，是一笔不小的隐性成本开支，在实施前应给予充分重视，否则实施过程中运行环境与软件不匹配，相互推诿，影响实施进度和效果。

　　加强企业内部和不同部门之间的协同工作，项目实施过程中会触及到部门之间的利益，处理不好可能加厚企业内部早已存在的“部门墙”。无论如何要打破这堵墙，特别是在业务流程梳理和优化时。应该说工作流程的规范化管理是企业可持续发展的命脉，工作流程流转路径是否顺畅、流转过程是否可控和可追踪，将直接影响到企业的效益和运营成本，所以流程优化非常必要。如果面临各利益团体的挑战无所适从，就会使项目实施早早夭折或成为花瓶摆设。

　　要在合同或相关文件中明确约定双方(包括企业和实施方)实施队伍稳定性，频繁换人的一方要承担由此带来的风险。通常大项目的实施周期较长，因工作需要、个人意愿和项目受重视程度，往往会造成人员流动，人员流动的直接风险是延误实施计划和降低实施质量。另外要保证双方人员的素质能够承担项目的技术性工作，否则也会影响实施质量和工期。

　　针对新项目的引入，不要盲目全面开花，以电厂项目为例，先在一两个厂搞试点(如一个老厂、一个新厂)，成功后再进行推广。同时注重培育老厂已成熟的应用项目，打好根基后再升级推广应用。

　　如果新厂人手不够，可引入第三方的专业咨询、监理和项目评估，这也是企业规避风险的一种有效手段。

　　二、建米软件小tips：项目文档在项目中的分类

　　项目文档是项目在实施过程中，用来描述、记录和传递项目相关的各类信息的工具和载体，因此项目文档要有规范的的行文要求，通常项目文档有三种类别:

　　1.用户类文档

　　如用户手册、需求规格书、质量报告、操作手册等这类文档主要的阅读对象是项目交付软件系统的使用者，因此需要采用用户能够理解语言的格式来编写。

　　2.开发类文档

　　如需求分析说明书、系统设计书、数据设计书、编码规范、测试用例设计书等;这类文档用来设计和说明系统开发的设计依据、设计及实现逻辑、质量验证的方法和标准等，是项目设计实现的规范性文档，阅读对象主要是项目组的设计研发人员，因此会采用信息系统专业语言术语来进行编制。

　　3.管理类文档

　　如项目管理计划、进度计划、质量计划、风险管理计划、沟通计划等，这类文档用来指导和规范项目的管理方法、管理过程，明确项目中各项任务的责任主体，确保项目质量目标的贯彻和实现。这类文档的主要阅读者是项目的管理者和项目任务的执行者。

　　每份文档都相关人员进行知识生产的成果，汇聚的项目干系人的智慧和经验，对这成果的系统化积累和管理，能够为组织后续项目建设提供积极有效的经验和参照。