建立企业无纸化办公工作环境的系统

摘要：为了促销，双汇集团经常有陈列奖励、路演活动等的需要，需要对客户订单做出快速的响应且及时的配送。集团无法及时掌握各个办事处促销信息，信息流的不畅通，已经开始阻碍双汇的规模化扩张。餐饮行业OA软件 实施以后，通过在OA中规范细化各类促销申请流程，各个办事处只需提交相应流程即可。各办事处负责人纷纷表示，系统建设提升了双汇集团的促销管理能力和对市场的快速反应能力。作为集团总部，可以及时了解到各个办事处的促销信息，从而制定出符合市场需求的促销计划……

作为全国猪肉制品三巨头之一的双汇集团，每天销往全国各地的猪肉制品不计其数，双汇火腿肠几乎会出现在大大小小每一家超市的货架上。“如果没有信息化，双汇不可能做得这么大。”双汇集团董事长万隆说。这种感叹道出的，正是双汇这类传统微利企业急待提高竞争力的需求。

伴随着双汇集团企业规模不断扩大，分散在全国各地的工厂、门店、分公司越来越多，业务越来月复杂。集团需要一套工具规范企业内部管理、落实各项政策和制度，管理分公司运行、提高执行力。各工厂、分公司需要一个完善的沟通平台实现各分部之间、分部与总部之间的有效沟通。

提升一：促销管理能力

双汇信息化的最初动力，是来自企业快速扩张而出现的管理需求。2011年实施信息化之前，双汇集团还是在高速的发展中，人员规模的扩大带来管理半径的增加，组织庞大带来管理颗粒度大，存在管理盲点，大部分的工作缺乏标准化与流程化，人员协助的通道与聚到过于依赖传统方式，跨部门协助难度大。

以双汇肉制品事业部为例，仅促销这个环节比其他行业要求高得多。为了促销，经常有陈列奖励、路演活动等的需要，需要对客户订单做出快速的响应且及时的配送。负责这块业务的人不但要经常加班加点，而且很难确保不出错误，更难快速响应市场需求。集团无法及时掌握各个办事处促销信息，信息流的不畅通，已经开始阻碍双汇的规模化扩张。

OA 实施以后，通过在OA中规范细化各类促销申请流程，各个办事处只需提交相应流程即可。如陈列奖励促销申请流程，各办事处人员填写相应表单后经由办事处统计修改、办事处财务主管审核、办事处经理、大区经理审核，再按金额大小由集团管理层复核。各办事处负责人纷纷表示，系统建设提升了双汇集团的促销管理能力和对市场的快速反应能力。

除此以外，肉制品事业部的促销管理流程还包括分拨库搭赠促销申请流程、分拨库特价促销申请流程、客户库存搭赠促销备案申请流程、客户库存特价促销备案表流程、路演活动促销备案流程、品尝/派赠促销申请、商超堆头促销备案流程……管理精细化可见一斑。作为集团总部，可以及时了解到各个办事处的促销信息，从而制定出符合市场需求的促销计划。

提升二：企业管理效率

双汇集团OA实施之初，泛普就提出了为双汇集团创建一个高效的、面向整个集团的沟通交流，办事流程、知识共享的平台，形成“一个人”+“一个电脑”+“一部手机”+“一个平台”所有工作与资讯。

建立企业无纸化办公工作环境的系统，打破了时间与空间的限制，异地办公，同时，归档文件的保存及查找更为方便；
员工办公习惯改变，原来是拿着文件到处跑，现在能有更多的时间坐在电脑前处理；
原本沟通无序的情况得到改善，尤其是分公司与总部之间，通过系统流程让沟通交流标准化，很多事情员工可以通过系统找到相应的处理人；
建立企业内部信息交换、共享的平台，将管理工作流程化、标准化；
建立企业计划任务监控的平台，形成知识共享、知识复制的机制；
建立行政事务处理电子化的平台，形成企业整体的沟通效率；
整个公司执行效率的提升，通过系统流程明确了职责，处理时间大大提高。
2013年，项目二期验收后，双汇集团OA项目搭建的应用范围包括用户数8000多个、信息门户40余个、流程分类104种、流程1600余条，已使用流程记录350000余条。可以说，OA打造了全集团的沟通和信息共享环境，提高了企业的管理效率。双汇集团的内部管理只需“一个人”+“一个电脑”+“一部手机”+“一个平台”即可实现企业内部运营支撑。