专家教您在协同OA平台上玩转公文管理

公文管理作为组织管理中传递信息、交流情况、商洽工作的重要工具，是组织内外日常办公不可缺少的重要应用。如今，越来越多的企事业单位开始利用协同OA平台来进行日常的公文管理。但是，如何充分发挥协同OA平台优势，打造更为规范、有序、高效的公文管理，还是一个值得探讨的问题。
 
在协同OA平台上，人们通常理解公文管理通常提到的无外乎收发文管理、公文交换等。但事实上，做好公文管理其实是一个体系化的工作，尤其在协同OA平台上，一套完整的公文管理体系，需要涉及知识管理、流程管理等多个模块的联动协同作用。在此，我以泛普协同OA平台的公文管理为例做系统的介绍。
 
公文管理体系
一个完整的公文管理体系，从公文拟稿开始，经过核稿、审稿、签发、排版编号、校队，再到打印盖章，直至归档后的档案管理等，是一个全面的公文流转平台（参考下图：公文管理流程示例）。这其中每一个环节都涉及到细节的考虑。比如：拟稿，拟稿在协同OA中就是一个新建文档的功能，但不同类型的公文，是通知、公告还是任务下达，这就涉及到不同类型的公文用不同格式的公文稿纸；再下来发文，发文有下行发文、上行发文、平行发文多种流向，不同流向可能用到不同的发文流程；排版编号环节也涉及到编号规则等等……诸如此类都需要在需求调研的过程中都一一明确下来，并有体系化的思路在里边。

公文管理流程示例
 
发文规范性及高效流转
以泛普协同OA为例，为了确保拟稿的公文规范和实现便捷操作，管理员将提前设定好公文稿纸，拟稿人新建公文时，直接使用相应的公文模板即可；同样排版人员也可直接套用规范的显示模板；公文编号则根据协同OA系统设置好的智能编号规则自动生成；支持公文自动套红。为拟稿人和办文人员提供了便捷高效的应用平台。利用流程实现公文高效流转，实现核稿、审稿、签发和收文办文的规范操作，同时跟踪流程流转。

公文的留痕
公文痕迹保留是公文管理的重要内容。泛普协同OA公文管理核稿、审稿过程中，可实现完全保真留痕。
无论是公文稿纸/公文表单，还是公文正文，所有的修改痕迹都可真实呈现。公文正文可利用word、wps自带的审阅功能进行留痕，并且不允许接受修订的操作；如果是移动办公或者不喜欢电脑打字的领导，则可以利用移动终端或者电脑连接手写板进行审阅，操作痕迹则以手写批注的形式进行留痕。同时，协同OA系统的版本管理等也可以实现公文留痕。针对多人审阅修订的内容，还可以采用不同颜色显示的策略进行区分。

电子签章、二维码

泛普协同OA软件公文管理平台支持电子签章、二维码等应用。电子化的公文管理带来公文管理的便捷，同时也带来了一些法律安全性的困惑。虽然，现今的电子签章系统已经具备法律效应，但在现实应用中却遭受质疑。但公文的电子化管理是未来发展的趋势。相信，电子签章的应用也会在越来越多的企业中得到普及。而对于企业现实中存在的绝密/私密级别的文件收文人员不能查阅的两难问题，二维码的应用则能够解决这一问题。虽然二维码应用可能会带来费用上的压力，但对公文安全级别较高的企业，不失为一种解决这一问题的良策。

公文的非立卷管理
许多企业中有专业的档案管理体系进行公文的管理。有专门的档案管理人员，查找起来繁琐且耗费人力，当电子化的非立卷档案管理出现以后，立卷式档案管理也面临淘汰的趋势。在协同OA平台上，基于灵活安全的知识管理体系，档案管理也不再是难事儿。公文的权限、搜索提取、公文报表等等，都可以快捷地实现和清晰地呈现，为企业的公文档案管理提供了新的思路和方式。

实践中的变通
当然，现实中许多企业的管理者可能更倾向于选择把一份公文直接交给助理去处理，因此出现了许多公文管理线上+线下的综合管理模式。事实上，信息化系统始终是服务于人的，即使当前利用协同OA实现一体化的电子公文管理已经不存在障碍和瓶颈，但真正地完全被企业采纳和应用则需要协同OA厂商与企业的共同努力。
 

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