协同OA办公系统为企业实现电子化管理，实现无纸化办公

要按过去的程序，报告、审批文件等等，每天几十份文件，要在各位老总和职能部门之间转一圈，少则三到五天，多则十天半月。有时候一份文件可能压在哪个老总手里，兴许十天半月也不见得能“转”出来。老总们苦不堪言，也大大影响了工作。
    公司目前上的协同OA系统，主要包括内部邮件系统、文件分发和公文处理系统等。比起过去的文件审阅流程，一份报告从拟稿、送审到批复，整个过程快多了。有了协同OA系统之后，文件完全在网上发送到有关领导和职能部门，有些需要拟议的文件，可以同时分发，大大加快了公文“旅行”的节奏。更重要的是，公文“旅行”带上了“时间戳记”，文件什么时间发送的，现在到了哪个环节，需要什么时间回复，回复状况如何，一目了然。
    在用了一段时间后，大家似乎才真正意识到协同OA系统的好处。对总部上下影响最大的是内部沟通系统，这包括电子邮件、公文发布和办公事务处理。这个影响，如果用一句话来概括，那就是“改变了大家过去的工作习惯”。
    比如普通职员，有问题直接可以给老总发邮件，这已经不是什么新鲜事了；办公事务相对过去显得更透明了，现在公司正在关注哪些问题，那些问题的讨论进展到什么程度了，相关的资料，比如库存、定单进展情况，有关人员可以很方便地在内部网上面看到。
    大家都已经习惯每天上班的第一件事情，就是看看自己的“电子公告”、“待办工作”、“在办工作”、“你的邮件”分别是什么状态，看看自己的工作计划里还有哪些需要协调的问题，需要哪些数据和资料。工作似乎由一座精确的“时钟”，以大家共同可以感受到的节奏控制着，整个公司有序地运转着，人为的干预大为减少。老总自己就有感受，“计算机网络突破了管理幅度的限制。过去我很难做到直接与下属的沟通，现在这很方便，可以说我的‘眼睛更亮了、耳朵更长了'。”
    公司靠制度、规范和人性化相结合来管理公司，例如：我司比较注重用文化来管理员工，吸引员工，注重培养公司和员工的感情，提高员工的忠诚度；注重员工的个人发展，在员工生日时，在协同OA公告栏送上公司最衷心的祝福。
    同时，企业协同OA也能起到管理中心的作用。 根据对用户进行管理，并根据职务以及身份设置相应的权限，从而管理邮件、人力、资源、财产、系统维护等细节管理。当用户在进行网络连接时，可以随时跟踪访问流量、站点控制、查出访问站点等功能。
    还具有自由接收发送邮件功能、外部邮件、存放客户详细信息、向个体和邮件组发送邮件备份邮件等功能。例如：用户可以通过邮件单独（邮件会议）沟通，或者公司一旦有什么决议时，可以快速及时地向员工传达等 。
    所以，企业协同OA办公系统可以为企业实现电子化管理，实现无纸化办公，不仅能为企业节省大量的人力、财力，而且更能提高企业的信息化建设