会议行业OA系统

 　　会议行业是一个广泛的行业，涉及到组织和管理各种类型的会议和活动，包括企业会议、行业会议、商业展览、文化活动、公共演讲、婚礼等。

　　一、会议行业的管理难点及现状

　　管理难点

　　1. 会议时间安排：会议时间应当与参会者协商确定，避免强制安排时间导致参会率过低或会议质量受到影响。

　　2. 会议主旨明确：一个会议应只有一个主旨，以确保会议中心突出，参会对象统一，避免顾此失彼。

　　3. 参会对象管理：参会对象的属性对会议过程质量有重要影响，需确保参会对象具有统一属性。

　　4. 会议效率提升：会议效率是衡量会议质量的重要标准，需要通过技术创新等方式提高会议效率。

　　5. 会议活动创新：随着科技的发展，需要引入更多新兴技术，如虚拟现实技术、云计算和移动应用技术、机器人技术等，以创新会议模式，提升参会者的体验和会议效率。

　　6. 会议服务完善：优质的会议服务能够提高参会者的满意度，需要提供完善的会议服务。

　　7. 会议成本控制：会议成本是衡量会议效益的重要因素，需要进行有效的成本控制。

　　8. 会议风险防范：会议过程中可能存在各种风险，如信息安全风险、人员风险等，需要采取有效的防范措施。

　　现状

　　1. 会议行业市场势头良好，随着科技的发展，新型的会议模式将更加完善。

　　2. 技术创新已成为会议行业发展的关键，如虚拟现实技术、云计算和移动应用技术、机器人技术等新兴技术的引入将为会议活动带来更多赋能。

　　3. 随着高新技术的频繁推出，参会者可以更有效地搭建创新的会议模式，会议服务、管理和体验将更加完善。

　　4. 虽然会议行业在技术创新和管理完善等方面取得了一些进步，但仍存在一些问题，如会议效率不高、参会者体验不佳等需要进一步改进。

　　二、会议行业的商业盈利模式

　　1. 会议组织者收费模式：组织者以主办方身份收取参会者的费用，这种模式适用于一些企业内部会议、学术会议、行业论坛等。

　　2. 广告赞助模式：主办方通过招商引资的方式吸引一些赞助商和广告主来支持会议的举办，这种模式适用于一些商业展览、行业论坛等。

　　3. 知识产权模式：通过资料出版、知识产权转让等方式产生经济效益，这种模式适用于一些学术专业会议、研讨会等。

　　4. 咨询服务模式：以公司的咨询服务为核心，将会议作为一种传播咨询、推广业务或拓展市场的手段，以此获得收益。

　　5. 会展综合服务模式：提供包括会议策划、会议组织、会议营销、会议技术支持、会议服务等在内的全方位服务，通过服务收费来实现盈利。

　　6. 会议场馆租赁模式：将会议场馆进行租赁，然后将场地出售给参会商家或公司租用，获得出租差价的收益。

　　三、会议行业的营销业务流程

　　1. 会前策划：首先，基于企业层面进行考虑，确定会议要达到的预期目标、背景和未来市场布局。其次，通过对确定的准顾客的了解，进行系统的会前策划。会前策划主要包括企业形象、产品包装、会议主题、会议程序、会议管理、会议中可能出现问题的应急解决方案等。此外，要尽量提前进行会前策划，考虑到整个会议的每个细节。

　　2. 数据搜集：确立目标客户标准，明晰意向客户邀约渠道，通过各种渠道收集准顾客信息，这些信息包括准客户姓名、年龄、家庭住址、联系电话、收入等。建立客户档案，并对这些档案进行分析整理。根据准客户状况，对准客户档案进行分类，分析哪些顾客是我需要的，是对我有用的，确定目标消费人群，并且用适当的方法进行会前电话沟通与见面等不同程度的接触。

　　3. 会前邀约：在确定会期后，对目标客户进行筛选，然后进行邀约和确认。邀约顾客之前一定要将顾客情况掌握清楚，考虑顾客需求，给顾客提供理由，让顾客到会。同时及时跟踪，确认顾客一定会到。打邀约电话或当面邀约时要注意语气，要体现顾客参会价值，要处处为顾客着想。用网络等方式邀约的，要打电话确认。

　　4. 引导入场：将准顾客领到指定位置上。在会前邀约已提到席位限制，会为准顾客留一个席位，所以在准顾客到达会场后，一定要根据准顾客邀请函上销售人员的名字，由专人将准顾客领到合适的座位上。

　　5. 会后营销：会议结束后，需要对参会者进行后续服务，以增强客户忠诚度。这包括发送感谢邮件、收集反馈、提供后续支持等。同时也要对会议效果进行评估，以改进未来的会议营销策略。

　　四、会议行业主要包含哪些细分领域

　　1. 公司类会议：规模大小不一，小到几个人，大到上千人。公司类会议的数量极其庞大，但由于很多公司并不愿意对外宣传内部会议，所以公司类会议的数量很难准确统计。公司类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。

　　2. 社团协会类会议：因人数和性质的不同而互不相同，规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。社团协会大致可以细分为行业协会、专业和科学协会、教育协会、技术协会等。其中行业协会是会展业最重要的市场之一，因为协会的成员多为业内成功管理人员。社团协会类会议通常伴有展览会。

　　3. 其他组织会议：这类会议的典型代表是政府机构会议，其中，省市县级的中小规模的政府机构会议数量十分庞大，是一个非常可观的会议市场。在西方国家，工会会议也是重要的会议市场。

　　五、建米软件的会议行业OA系统功能模块介绍

　　1. 会议日程管理：旨在帮助会议组织者管理会议日程安排，会议日期、时间、地点等信息的记录和管理，以及与会者的邀请和确认等，以确保会议的顺利进行。

　　2. 会议预算管理：能够帮助会议组织者有效地管理会议预算，预算编制、费用估算、支出追踪等功能，使其更好地控制会议费用并确保预算的合理使用。

　　3. 会议场地管理：会议行业OA系统需提供会议场地管理功能，该功能模块能够提供场地搜索和预订的功能，帮助会议组织者快速找到合适的会议场地，并进行预定和管理。

　　4. 会议注册与签到：用于管理会议参与者的注册和签到，在线注册、签到二维码生成、签到记录等功能，以提高会议组织者的工作效率，并方便与会者进行实时统计。

　　5. 会议资料共享：为了方便会议参与者获取和共享会议资料，该功能模块可提供在线文件存储与共享、知识库、会议笔记和演讲稿等功能，使参与者能够方便地获取和收集会议资料。

　　6. 会议评价和反馈：通过这个功能模块，会议组织者可以收集参与者对会议的评价和反馈，满意度调查、意见反馈等，以便不断改进和提升会议质量。

　　7. 会议数据分析：该功能模块可以帮助会议组织者对会议数据进行分析和统计，参与者数量、满意度调查结果、费用支出等，以提供决策支持和管理报告。

　　综上所述，建米软件的会议行业OA系统功能模块包括会议日程管理、会议预算管理、会议场地管理、会议注册与签到、会议资料共享、会议评价和反馈以及会议数据分析。这些功能模块能够满足会议行业的特殊需求，提高会议组织者和参与者的工作效率和体验。