集团oa办公的公文工作流管理

 　　OA系统，简单的说，就是实现一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)的OA系统流程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是公文审批流转处理。OA系统流程，即每一项工作以流程的形式，由发起者(如文件起草人)发起流程，经过本报部门以及其他部门的处理(如签署、会签)，最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。具体流程及系统功能包括：发文管理、文件流转、收文管理。

　　综上所述，OA系统功能模块中个人办公、网络通讯、公共信息以及工作流等模块集成统一运作，将企业内外各分(子)公司以及各部门机构等组织团体有效地整合在一起，共同为实现企业的自动化办公和协同便捷办公提供绝大的功能支持。

　　目前市场上优秀的OA办公系统软件及其功能有：

　　1.基于明细表单的权限的自定义表单工作流系统

　　泛普软件协同办公系统对工作流系统进行了优化，推出了基于WEB表单及明细表的工作流系统。其主体功能如下：

　　(1)根据表单中的每个域的字段值控制表单的下一步流向，不同岗位的人员设置相应的不同流程和权限。如审批金额大于3000元的，由总经理审批，金额小于3000元的，由部门经理审批。

　　(2)工作流代理制度。当某人不在时，可将相关的工作委托给指定人员办理。

　　(3)表单的权限控制。可控制特定人员在特定环节看到的内容和允许修改的内容，可以控制到表单上的每个域，对表单中的任意域的内容进行统计和分析和查询。

　　(4)图形化的工作流，采用方便的拖拉方式。

　　(5)完全的B/S模式，没有控件和Applet

　　(6)通过泛普软件内嵌的报表系统生成各类审批的报表，可对过去的报销单进行分类统计。

　　(7)从第三方系统(如erp系统)引入数据到工作流表单中，通过工作流表单流转后，回写到ERP系统中，实现ERP数据的流转。

　　(8)表单定义责任人长时间没有审核，可强制通过。

　　(9)支持明细表单，解决目前大多数0A仅支持简单表单(如请假单)，但是像报销单中有很多的明细条目却无法实现的问题。

　　(10)每张流程模板会自动生成实实在在的数据库表，方便对该流程模板生成的流程单进行二次开发和统计分析。

　　2.专业的公文流转系统

　　与档案管理完全整合公文收发文管理表面上与工作流相似，故而很多的0A系统直接把公文放到工作流系统中，公文收发文只是作为工作流中的一个类别存在。

　　但是，现实情况是，由于公文收发文对于政府及大型企业来说，是一个传统的业务，己经形成了标准，公文的收发文的规则已经成为事实上的业务内容，一般的工作流系统根本无法满足公文收发文的特殊需要。

　　泛普软件的公文收发文系统做为一个独立的模块，能够完全符合目前单位的收发文要求。

　　2.1公文发文

　　(1)公文发文分为：发文拟稿、发文审稿、发文会签、发文核稿、发文签发、盖章、打印、分发等符合业务的步骤。

　　(2)在拟稿过程以及审批过程中，会生成与单位发文业务相一致的发文单。

　　(3)文件下发后，随时可以查阅到发文的收看情况。

　　(4)在文件审批过程中，可以进行催办、提醒。

　　(5)支持电子印章、痕迹保留、手写签名。

　　(6)可以通过定制的模板及流程自动流转，也可以通过自定义流程，按自定义流程进行公文流转。

　　(7)支持退文，以及退文到之前的任何一级。

　　(8)支持并和“或”的审批。

　　(9)可以设定每一步的审批的权限，如：是否可以修改正文，是否允许上传附件。

　　(10)文件分发结束后，可以归档到“档案管理”系统中，通过借阅的方式查看过去的收文。

　　(11)允许打印发文单。

　　2.2公文收文

　　(1)收文拟办后，能够自动生成收文登单和收文登记簿。

　　(2)由收文管理员(以下称机要秘书)来负责整个文件的跟踪处理。不需要设定流程。

　　(3)机要秘书填写收文单后，根据文件内容，决定跟哪位领导审批，当审批完后，文件自动回到机要秘书，机要秘书根据文件的内容以及前位领导的审批意见决定下一位审批的领导。

　　(4)所有领导审批完后，可根据内容是否要分发收文，可以随时查看分发的收文的阅读aAw.QoCIN.Com

　　(5)在相关部门处理完后，填写办理单。

　　(6)在整个过程中，可以随时进行催办和监督。

　　(7)收文过程结束后，可以归档到“档案管理”系统中，通过借阅的方式查看过去的发文。

　　(8)系统在审批过程中，会自动填写“收文单”的领导签批内容。

　　我们以一个简单的报销单为例：

　　审批流程为：申请者一部门主管一分公司经理一主管副总经理一财务经理在这个看似简单的流程中，实际上有几个岗位是变动的如：部门主管，分公司经理，主管理副总经理。对于“发起申请”的人不同，所有后面的审批者都会变。

　　对于很多的0A系统，只能采用具体人的定义方式，那么同一个审批单，就需要每个部门设一个流程，如果有几十个部门，你就得定几十个报销单流程。

　　而通过泛普软件的基于岗位的工作流，一个单位，采用一个流程就可以了。不同的部门的人审批，在流转的时候会找到他的部门主管，他的分公司经理，他的主管副总。