中小企业oa办公软件的构建主要有什么需求

 　　泛普OA系统办公软件包含日常行政管理、信息资源管理、公文管理、交流园地、个人办公管理等模块，以交流、协作、协调及信息共享为目标，促进群体的交流合作及资源共享，充分提高群体协同的工作效率和质量，实现方便、快捷、规范化的现代化办公模式。

　　一、需求分析

　　组织机构在日常管理中经常会遇到以下问题：

　　组织机构分支机构分散：各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公。

　　领导常被琐事干扰：高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰，领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台，以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批，主动获取组织机构的各种决策信息。

　　信息的管理效率低：组织机构的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等，都分散存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，新员工进入角色慢，极大地影了信息的管理、查找、利用效率。

　　工作进度监管不力：组织机构缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制，组织机构需要建立规范的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制，有效地监管工作办理情况，提高执行力。

　　组织文化建设困扰：组织文化是现代组织机构非常重视的一个管理课题，但组织机构缺少一个多元化的沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作，组织凝聚力迫切需要得以增强。

　　泛普OA办公管理系统可以帮助客户解决以上问题，实现“规范审批流程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的总体目标，并从整体上对组织机构管理进行全面的业务优化，包括决策过程科学化(决策优化)、工作流程顺畅化(流程优化)、员工行为规范化(习惯优化)、业务数据集成化(数据优化)。

　　二、系统建设的总体思路

　　OA办公管理系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。

　　建立协同审批的平台。实现组织机构内部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化，解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，提高办公效率、节约大量的办公资源。

　　建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的共享平台，使组织机构规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。

　　建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合，保障组织单位内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。

　　实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。

　　建立资源管理平台。实现对组织机构的公共资源的预约及管理，包括办公用品、车辆、图书、会议资源管理等。

　　实现业务数据共享分级管理的机制，做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信息，各分支机构的领导分别对授权范围内的业务等信息进行分级查询利用，确保业务信息的及时、准确和安全。

　　实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。