中小企业oa办公软件的模块使用说明

　　随着中小企业对信息化了解的越来越多，其在OA选型上更趋于理性化。绝大多数中小企业除了考虑OA产品所蕴含的技术，OA产品中所融入的管理思想也成为重点考虑的因素。如今，不少中小企业根据企业实际情况，在考虑企业多样化、个性化的需求下，选择了泛普软件有限公司研发的定制化OA，从而建立起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办公与知识管理环境。

　　一、企业对OA办公系统的需求

　　在如今，中小企业的管理面临着诸多的管理痛点，急需通过专业的OA办公系统来规范管理工作。

　　1、办公软件众多，操作麻烦

　　一个员工上班办公，同时需要登陆多个软件系统，需要记住多个账号密码，经常出现混乱情况;而且有些数据需要共享使用时，还需手动从一个系统拷贝输入到另一个系统，大大影响办公效率。

　　2、工作日志上报管理难

　　很多中小企业通过群来上传日报，当多个部门或小组把日报发到群里面，并在群里面沟通，信息杂乱，促使重点问题、具有价值的信息容易被忽视。

　　3、打卡不规范，并且统计考勤费时

　　许多中小企业上下班出现员工打卡不规范，同时出外勤的同事，回来还需补交外出申请，流程繁琐，考勤统计人员面对杂乱无序的考勤表，统计费时费力。

　　4、信息数据孤岛不能互通

　　中小企业内部的各种知识文件不能及时得到汇总，个人经验没有得到很好的保存，各部门之间的沟通困难，形成信息数据孤岛。

　　二、OA办公系统有哪些模块功能可以解决上述问题

　　泛普OA办公系统是面向一个单位大多数人员的管理软件，OA系统的模块功能上涵盖了沟通、审批、协作、文档信息、人事、行政、考勤、客户、销售、采购、业务集成等内容。通过OA办公系统实现多人、多部门、跨地域的OA办公模式，使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替，基于移动OA系统的随时、随地办公则进一步提升了oa的应用效果。OA系统PC端包含流程管理、门户管理、知识管理、人事管理、沟通、客户管理、项目管理、财务管理等20多个功能模块;APP移动端形成智能语音、考勤、会议、日程、通讯录、流程审批、移动任务、移动邮件、移动文档等20多个功能模块;同时在微信中也可以方便的使用移动办公、协助沟通、流程审批考勤签到等15个模块。

　　1、可视化表单管理

　　实现可视化表单自定义，用户无需了解任何技术，即可通过简单的几个按钮自定义出用户想要的表单，并具备完善的表单统计功能，与工作流及权限管理的结合可定义出各种新的业务功能模块。

　　2、自定义工作流管理

　　能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反馈，方便用户对出差、加班、请假、报销等表单进行有效的电子化管理;可自定义OA系统中各类任务和需要的属性，在办理过程中有权限的人可修改表单。

　　3、知识文档管理

　　可根据企事业单位的组织规模和业务需要对各种类型的知识文档资料进行科学、有序的分类和整理并集中管理;它以网络为平台，按照严格的授权机制和严密的安全保障机制确保文档资料的安全保密性。可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限。

　　4、个人办公

　　个人办公主要包括即时通讯、个人日程、手机短信、通讯薄、个人文件夹、个人考勤、密码修改等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务，提高处理公务的效率。

　　5、工作计划

　　将公司目标转为部门工作计划，将部门工作计划转为个人日程安排和工作日志。上级可查询下级的日程安排和工作日志，随时掌握各部门和人员的工作状态、结果，为实现各项经营指标奠定有效的管理基础。

　　6、人事管理

　　人事管理模块为中小企业员工建立完整的档案管理，记录企事业单位的人员新进、人员调出、人事变动的情况，员工工资、福利变动、奖惩情况、人事合同等资料。

　　7、系统集成

　　提供与现有管理系统数据集成功能，实现与现有业务系统的完美接合，企业的全体员工都可以在这种开放式的系统中通过工作计划信息的发布、交流实现知识的获得和积累，成为集成企业各种业务系统和信息系统、进行协同办公的平台，实现企业信息动态交流的内部门户。

　　8、移动办公

　　支持手机、笔记本电脑、iPad随时随地登录系统，进行移动考勤、待办事项处理、审批、报表查询分析等，便于利用碎片化时间办公。

　　三、泛普办公OA软件的运用价值说明书

　　系统能解决中小企业的管理问题，对中小企业来说，具备这些价值：

　　1、使办公效率更高效便捷

　　OA办公系统平台的搭建可有效帮助中小企业建立一个系统的办公管理平台。统一标准进而规范员工的日常工作习惯，提高企业员工的执行力，能够让员工主动的参与公司的业务流程管理，规范业务表转化、模块化并加快业务流转的速度，真正做到“流程统一、责权分明、管理高效”。

　　2、统一的信息发布平台

　　系统的电子公告、BBS论坛、电子邮件、聊天工具可以相互进行信息传递，OA办公系统使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播。

　　3、先进的工作流模式

　　OA办公系统改变了传统的办公模式，上传下达都要靠人来进行，让流程审批变得便捷、高效。同时，通过OA办公系统功能设置提醒，通过APP与智能手机联系起来，可以更加快速的处理工作。

　　4、行政管理更加透明化

　　OA办公系统可以把很多辅助性的工作以及日常行政管理的事务变得井井有条且非常简单，实现了这些辅助办公的自动化，所有数据一目了然，只要划定了权限，每个人都可以了解具体日常工作的进展情况。

　　5、节省运营成本

　　电子办公手段大大节省了办公时间;信息载体也由纸张改变为电子方式，纸张的使用量大大降低;通过系统有效地控制物资的流失，减少资源浪费，使得中小企业的综合运营成本得以有效节省。OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

　　综合来说， OA办公系统需要能同时满足性价比高、功能强大、个性化突出、工作流完善、安全稳定的OA产品才是中小企业最好的选择。