协同办公自动化软件系统如何实现应用

 　　在传统行业以前计算机办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、图形图像处理、简单数据处理等方面工作的软件。而在科技发展迅速的社会下，目前办公软件朝着操作简单化，功能细化等方向发展。办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化的办公，离不开办公软件的鼎力协助，当然这其中也包括企业使用的协同办公自动化软件。

　　协同办公自动化软件主要是采用Internet技术，以工作流为引擎、以知识文档为容器、以信息门户为窗口，促使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。

　　一、那么协同自动化办公软件主要包括哪些呢?

　　(1)文档管理：文档管理模块,满足企业的公文制作、公文接收、文件流转、传阅归档以及文件审批打印等需求，包括收文办理、发文办理、通用审批、通知公告等功能;

　　(2)任务管理：为了方便各层级领导下达任务，各层级人员按时完成各种任务，并为企业的绩效考核实施打下基础。任务管理模块包括公司任务管理和部门任务管理;

　　(3)考勤管理：此模块是为减少人事考勤管理人员的工作量，规范企业考勤管理,方便员工请休假、出差管理，包括考勤信息查询、请休假、出差、考勤申诉等在内的考勤数据管理;

　　(4)门户管理：做好企业内部的各项工作,第一时间发布企业最新动态和新闻,分享最新资讯广大企业职工，并对信息的发布进行统一管理;

　　(5)手机APP：移动端OA协同办公系统可以实现实时动态的移动办公，方便企业内部各部门、各单位流程审批。由于很多公司的办公地点远离办公室，而且企业管理者不可避免地要经常出差和外出，那么管理者可以通过使用手机端OA协同办公系统,及时了解企业内部的实时情况，实现实时的公文审批、各类流程的处理,大大提高了企业的办公效率。详细可参观：https://www.fanpusoft.com/xm/app/

　　当然OA协同办公系统当中不止包含以上这些模块，通俗概括的讲，OA办公系统就是日常办公管理系统，其主要功能包括申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、文档管理、行政管理、任务管理、计划管理、人事管理等等,这些都是日常办公工作的处理范围;那么有些软件厂商也会包含一些业务模块功能，比如泛普软件的OA系统当中不仅有日常办公，还包含建筑工程行业的项目管理，如果感兴趣可以在官网免费在线试用感受一下，地址：https://demo.fanpusoft.com

　　以上我们主要讲解了OA系统主要具备的哪些功能，虽然协同OA办公系统可以帮助企业提高效率和提供方便，也可能会出现尽管上了OA系统，却没有享受到高效办公的“福利的情况，这就是我们所说的没有将系统应用到企业办公当中。

　　二、如何更好的将协同办公OA系统应用到企业内部实际办公当中呢?

　　即使一款好的协同办公系统如果没有在企业结合内部情况当中好好应用，那么该软件的上线也只是白白的浪费其公司成本，除了资金成本以外还浪费了公司的时间成本。那么在企业成功上线OA办公系统后，又应该如何尽力来保证OA达到更好的应用效果呢。

　　1、目标：这个应该在准备购买OA系统之前就早有规划了，对于协同OA办公系统的应用需要达到一个什么样的结果以及起到什么作用，需要有更进一步清晰的认识。有清晰的目标才能了解系统有哪些具体的不足。要知道OA只是一个协助管理的工具而不能取代管理。管理的主动权在于我们，而不是仅仅是一个工具的OA系统。

　　2、意识：这里的意识是员工们使用协同OA系统的心理准备，使用OA系统代替传统办公是一次办公模式的变革，也是企业内部的一种管理方式变革，有些用户会产生或多或少的抵触心理。这些事情不可避免，但是一定要员工们知道这种变革是100%为了提升办公效率和管理水平而改变的;

　　3、改进：通过规划清晰目标、灌输员工积极意识和极力担负管理改革的责任，通过一步一步的循环渐进深入使用，最后就会很清晰的发现企业的OA系统主要存在哪几点问题，应该通过什么样的办法去解决。再通过OA软件商的协助进行有更强目的性的改进、优化和调整，从而达到更好的效果。

　　因此，用户不能把OA的实施和应用当做一件简单的事情去对待。事实上，OA的应用是长期的一系列过程，需要企业不断的摸索和需求的挖掘，同OA软件商保持紧密的联系和合作。