政府OA办公系统之核心模块公文管理介绍

政府OA办公系统之核心模块公文管理介绍
公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的类型目前国家规定由十三种公文格式，一般常用的主要是发文、收文、签报、请示等。不同的公文类型，流程表单格式、以及最终的公文样式管理要求都不同。一个发文，发文单主要由表头、表单、正文、附件组成。最后形成发文单要实现国家规范的发文文件，需要把表头、表单中的内容加入正文，最终形成一定格式的发文文件。所以在通过协同政务办公平台系统来实现发文管理的时候需要可以灵活自定义公文的类型，并需要可以实现每种类型公文的格式可以对应多个自定义模板，以此达到“规范公文形式、减少纸质公文、提高公文质量”的公文管理要求。

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1.1.1收、发文管理

各级用户可根据实际需要撰写新公文（如进行收文登记、发文拟稿等），并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是办公自动化系统里的公文作为新公文的附件。新公文撰写完毕只需点击发送按钮便可将新公文发送给文件的下一步处理人。

1.1.2收、发文审批、签核

待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。
用户办理待办公文可对公文进行以下操作：

• 对正文、附件进行修改；
• 在文件处理表输入批示意见；
• 通过手写签名或电子印章进行文件的签发批示；
• 将文件发送给选定人员。

当然，所有的操作都只能在权限设定范围内进行，同时系统还将如实地记录下文件办理的修改痕迹：当前用户对文件内容的修改，系统都会自动记录下修改痕迹，而文件处理表则通过”所见即所得”的权限设置记录下当前用户的批示意见及签名笔迹等信息。

1.1.3催办督办

利用流程设计工具中的催办、督办设置项目，就能简单的使流转中的公文处于系统监控中，达到催办、督办的目的。可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人员及时办理文件。
系统记录下公文办理详细的处理信息，用户可随时查看到具体一份公文每一步骤每一办理人办理公文的时间及批示信息，可随时了解当前有哪些人收到公文但尚未办理的具体时间信息，使公文处理过程透明化、规范化。
 
 
 
 

1.1.4权限范围

系统提供组合查询与模糊检索的灵活查询方式，用户可随时查找到自己办理过的文件或自己没办理过但在权限范围内的所有公文，查看公文的具体办理信息。用户可根据公文字段进行查询，或者进行全文检索。

1.1.5代拟发文

领导或工作人员出差时，为避免公文的积压可授权他人代理自己的公文。可对不同的公文类型进行不同的授权，同时设定授权的具体时间，授权时间一过系统自动取消授权。
公文授权操作完成后，被授权人员——代理人可立即收到授权人当前待办的授权类型公文，同时系统会以明显的提示信息告知代理人授权的有关信息，并将代理人办理的意见以”XXX（代理XXX）的批示意见”的形式如实记录。授权人出差回来后，直接在已办公文中便可查看到具有明显代理人办理标识的文件办理信息。

1.1.6公文归档

系统的公文处理子系统支持与档案管理子系统实现文档一体化，用户只需要点击一个按钮即可实现批量公文的归档。归档后的档案记录中可查看到原先公文的文件内容。

1.1.7定制常用批示语

用户在日常公文的办理中，经常会使用一些相同的句子、词语，如”同意”、”已阅”、”请速办”等，对于这类常用词语，若每次批示时都要输入则费时费力，本系统方案将提供常用词语的定制功能，系统管理员可为单位所有人员定制公用的常用词语，个人则可为自己定制自己常用的批示词语。常用词语定制后，用户在办理公文时便可用鼠标快速选择这些常用词语，从而避免了重复输入。
常用词语分为公用常用词语和私有常用词语两种。系统管理员将单位人员经常用到的短语、词语定制成公用常用词语，方便所有用户在办文时输入；每个用户也可以指定自己的私有常用词语，方便自己的办文。

1.1.8签名与图章管理

每一个用户可以将自己的真迹签名与私章扫描加密存储于办公自动化系统中，然后可以在公文批示时直接调用。调用时需要签章密码的确认，避免用户帐号密码泄漏后，被非法冒签。

1.1.9公文维护

对公文的日常维护功能在于当前用户所拥有的权限，普通用户若没有管理权限是无法维护公文的。公文的日常维护功能包括：

• 删除文件：将无须保留的文件从数据库中删除。
• 结束流程：对于无须继续流转的文件通过结束流程完成文件的特殊处理。
• 修改文件名称：修改正在流转或流转结束后的文件名称。
• 将文件归档：将处理完毕的文件归档到相应的档案系统进行管理。

 
 
 

1.2公文交换

泛普提供的公文交换解决方案中使用XML文件形式，对正文和附件的内容经过BASE64的加密方式转换成字符串形式存放在XML文件中，再由接收方解码后得到文件内容。

由协同政务办公平台将公文发送至指定FTP服务器目录；外部系统定时接收在FTP服务器目录中的公文；外部系统将接收的公文处理结果发送至FTP服务器目录；协同政务办公平台系统定时接收公文的处理状态，并在平台中更新公文发送状态；
通过泛普公文交换解决方案，可达到：

• 当在上下游或相邻单位分别部署两套协同政务平台时，可通过公文交换打通公文 管理中的发文转收文或收文转发文的需求；
• 可实现与外部单位的公文管理系统实现文件交换对接。
• 可实现与本单位的其他系统如档案管理系统实现文件交换。
• 在公文交换的过程中，及时反馈对接传输的状态，以便快速调整。

其总体应用特征如下：

• 采用安全数据交换技术，实现公文安全可靠的交换
• 支持同系统或不同系统中不同单位、部门间公文交换
• 支持公文重发：实现对已发公文的补漏处理。公文交换后，如果有漏发的单位， 可以通过重发功能进行公文补发
• 支持公文撤销：实现对已发公文的纠错处理。公文交换时，难免会出现文单或者正文填写错误的情况，为此，系统专门提供了撤销的功能，对于已交换、但对方未签收的公文，允许进行撤销操作。
• 公文接收方签收公文的同时，可以指定公文登记人，使得公文交换与公文收文紧密衔接。

为公文发送和接收双方提供详细的签收回执处理状态信息，并自动显示这些信息。