连锁行业OA软件：搭建内部运营平台

江苏新日电动车股份有限公司是主要从事电动车研发、生产与销售的大型民营股份制公司。本着“优化结构、突出主业、集中资源、产业创新”的经营思路和“有阳光的地方就有新日”的发展理念，新日电动车利用自身强大的技术研发力量及新产品开发能力，不断拓宽经营领域，目前已发展成为在中国拥有无锡、天津、襄阳三大生产基地，产品远销欧美和东南亚市场50多个国家和地区的中国电动车行业龙头企业。2008年新日服务了北京奥运会，2010年成为上海世博会指定电动车供应商，2011年成为西安世园会全球合作伙伴，产品的高品质获得了世界级盛会的认可。

新日股份是高新技术企业，拥有行业规模最大、实力最强的研发中心、检测中心等科研检测机构，同时与中国科学院、清华大学、合肥工业大学等形成了产学研一体化战略合作关系，同时新日电动车成立了纯电动车行业首个“博士后工作站”和“院士工作站”。本着“走进新日，感受阳光”的服务理念，新日电动车在全国各地建立了销售与服务网点5,000余家，为顾客提供全程全网的优质服务。凭借高品质的产品和服务、雄厚的研发实力与强大的营销网络，新日成为中国纯电动交通工具行业首家被国家工商总局认定为“中国驰名商标”的企业。2009年6月，新日电动车以37.25亿元的品牌价值入选世界品牌实验室（WBL）“2009年中国500最具价值品牌排行榜”，2012年又以62.08亿元的品牌价值作为行业唯一品牌再度当选“中国品牌价值500强”，被评估为中国电动交通工具行业品牌价值最高的企业。2009年，新日电动车还先后荣膺“金谱奖－电动车行业冠军”、“2009中国最佳商业模式”、“第八届成长百强冠军”。2010年，新日电动车荣获联合国颁发的“绿色文明贡献奖”和APEC“成长标杆企业20强”。

展望未来，到第三个五年计划即2014年末，新日电动车将实现年产销各类电动交通工具400万辆；到第四个五年计划即2019年末，新日将进一步巩固在电动交通工具产业领航者地位，成为对电动汽车行业有影响的、在中国企业界有知名度和影响力的大中型企业。

1. 您的行动案例，是为了解决企业中存在的什么问题 / 您的企业为什么要采取相关的管理行动？

“汽车太贵，自行车太累，公交车太挤，摩托车又危险，都不如电动车实用又不贵”——在中国式“低碳模式”日益发展的当下，电动车行业的发展势头可谓“如日中天”。自1995年第一台轻型电动车面世以来，短短十几年时间，中国从无到有，发展出一个全球最大的轻型电动车产业。然而，随着市场爆发式增长终结，电动车行业步入成熟期，电动车厂商之间的竞争比以往任何时候都更加激烈：他们需要通过各种手段、方法、策略从竞争对手口中夺取市场蛋糕，从而达成业绩增长指标以及巩固自己的行业地位。未来电动车行业转型升级的步伐将继续朝着专业化、精细化、体系化、综合化的方向持续推进，并将在产品力、品牌力、渠道力、营销力、服务力、终端力等六大力的全面提升和强力支撑下朝着更加积极健康的方向不断前进。

而另一方面国家对电动车行业以及上下游产业链的政策调控开始加强，2011年3月，国家公安部、工业和信息化部、国家工商行政管理总局、国家质量监督检验检疫总局等四部委联合下文，整顿电动车行业。同年，国家九部委整治铅酸电池企业，致使大量电池企业停产、关闭，加上3月份四部委出台的“超标令”，整个行业陷入前所未有的困境。

政策的调控引发行业低迷，但同时也让新日意识到，电动车要真正承担起绿色低碳的使命还有很长的路要走，而作为厂商，投入固定的成本用于绿色环保技术的研发更是一项持久的课题。那么，要实现新日的稳定持续增长，一方面要竭尽所能拓展市场，而另一方面要使管理降本增效成为重中之重，而后者的重心最终落到新日内部管理体系和机制上。

2. 您的行动案例的具体计划和实施情况，请举例说明。

作为电动车行业快速崛起的企业，新日有着敏锐的行业洞察和对企业发展阶段的明确认知以及对自身发展的综合考量，当前正处于新日第三个五年计划（2009年～2014年）的关键期，一方面，新日要实现年产销各类电动交通工具400万辆，实现年产值100亿元，达到20%的市场占有率等一系列的硬指标，另一方面，新日需要寻求自身发展的新突破。新日领导层认为，新日已经走过了单纯追求业绩增长的阶段，走上了规模化发展的道路，而在这个阶段，强化管理、打造品牌资产成为重中之重，为此，新日展开了“开源、节流”的系列行动。

一、品牌战略打响“开源”行动

新日采用“品牌+扁平化渠道布局”，目前已在全国32个省市、500多个二三线城市建立了1,000多家县市级代理。如果说这样的终端布局奠定了新日规模化发展的基础，那么品牌营销上的大手笔则让新日这个快速崛起的中国电动车品牌广为人知。

新日品牌在初创期经历过SARS的洗礼，也遭遇过没有品牌优势、消费者消费信心不足的尴尬，2003 新日首先在山东、河南等地推出了“1234”服务，意为1辆车、2个人、3个标准、4项服务。新日投入10辆轻型面包车用于运送产品、上门服务，为每辆车配备了两位既懂营销又懂技术的技师，并明确了相应的服务标准和服务项目。2005年之后，“1234”服务转变为“6S”服务，在整车销售（Sale）、零配件（Sparepart）、售后服务（Service）、信息反馈（Survey）基础上又增加了微笑（Smile）和阳光（Sun），并推广到全国，投入数百万元在专卖店上升降机、制作统一的服装，设立服务区和休闲区，全面发力服务营销。

随着企业实力的增强，新日开始在品牌营造上投入重金。2006年12月29日，新日提炼出“有阳光的地方就有新日”的企业发展理念，签约国际巨星成龙为形象代言人，并推出“成龙新日环保计划”，承诺自2007年1月1日起，新日每销售一辆电动车，将拿出一定的金额作为捐赠资金。

2009年，新日电动车成为中国纯电动交通工具行业首家被国家工商总局认定为“中国驰名商标”的企业，2009年3·15期间，新日与老人头、华伦天奴等知名品牌一起在中央电视台《经济半小时》栏目现身说法，号召全社会共同行动，杜绝“傍名牌”的不法现象。

新日电动车是电动车行业唯一一个服务过北京奥运会、上海世博会、西安世园会三大世界级盛会的企业。第三方权威机构品牌中国《北京奥运与品牌中国研究报告》显示：通过奥运会，新日电动车的知名度和美誉度在短时间内飞速上升，成为一个强势的知名品牌。新日也因此获得了丰厚的回报。2012年，经世界品牌实验室评定，新日品牌价值达62.08亿元，高居行业第一。相对于行业内其他品牌，新日电动车的价格普遍高出几百元，“品牌溢价”不但帮助新日电动车树立其行业高端品牌的良好形象，也使新日电动车利润远超所有同行。2013年，新日成为智能电动车创领者，引领行业产品升级。

二、公司级信息化平台降本增效

正如管理大师迈克尔·波特所言：“在生态和经济之间存在着一个固有的权衡取舍问题。这个取舍涉及两方面：一方面是严格的环保标准所带来的社会效益，而另一方面则是行业为防治污染所付出的私有成本——这些成本会导致价格上升和竞争力下降。”作为追求环保生态的电动车企业，同样也面临着这样的问题。而新日的策略是利用信息化实现降本增效。为此，新日先后上线了用友U9和连锁企业OA管理软件两大公司级的信息化平台。

1.用友U9：综合提升业务能力

2010年9月，新日启动用友U9项目，期间完成了U9的18个模块（销售、采购、库存、委外、工程、应收、应付、成本等）上线，梳理与整合110个流程、基础业务管理标准化规范化（料号、BOM、价表）、预警与审批流、短信产销日报、短信质量日报，U9全面覆盖集团业务，最终达到按时采购、按需采购、按量采购；改进生产配料机制，不齐套的每个零件物料不进入车间；委外仓自动倒扣物料，保证账实一致；成车和料品质检，对暴露的问题及时反馈、处理、共享、传递和统计分析；条码的全程应用，保障了从生产到销售、售后的全生命周期产品管理；实现财务精细化成本核算。主要包含：

搭建新日的集团财务管理，包括成本管理、财务业务一体化管理、内部账务结算管理、统一资金管理。建立新日资金计划，形成了资金统一调配使用管理，提高了资金的利用率和资金链的安全，与此同时，实现了采购管理、销售管理、计划管理、物流配送、生产过程管理的精细化。

●采购管理：结合多级计划，实现采购计划管理、采购订单管理、采购配送管理等采购业务的实现，并为新日建立了价格制定和审核管理；

●销售管理：实现对渠道的管理、销售政策的管理、销售订单评审管理、销售计划管理；

●多级计划管理：实现了销售计划、多级生产计划、多级采购需求计划的使用，提高了计划的准确性，有效降低了产业链中的整体库存水平；

●数据分析平台：为公司管理层搭建了直观的数据分析系统；

●物流配送体系：实现了供应商物料配送计划的制定与发布；生产现场的定点定时定量的准确物料配送；

●现场生产过程管理：结合条码系统，实现了单车档案的管理，为后续的质量追溯提供依据。

U9系统的实施使经营业绩量化改善。从2007年至今平均每年新日均能实现产销三成左右的增长。与之相关的管理指标也有明显的提升。如库存准确率提高了40%以上，成车库存达到100%；生产效率提高200%，原来生产200台/天，现在达到单线日产400到500台/天；采购提前期平均缩短了40%；订单满足率提高了20% ，停工待料减少至接近于零。实现了财务业务一体化、产销一体化，大大缩短了结账时间。解决了原来多组织、跨地区的管理问题，通过一套系统管理全公司。解放了大量的手工作业。

2.连锁行业OA软件：搭建内部运营平台

新日把协同办公系统定位为一个可逐步扩充的系统平台，最终将搭建一个集团各公司各部门之间的信息与管理协同平台，按照信息流畅、资源共享、信息安全的统一要求，建设一个系统的办公管理平台，实现部门的互联互通机制，保证信息畅通和上传下达，实现部门的快速响应。主要内容包含：

●OA电子签核系统：利用OA系统中内置的工作流引擎，根据企业内部管理要求，定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块，除公文外，例如采购、资金申请、网上报销等供流转使用，降低企业员工花费在找人签批、审核等过程中的时间，可以把更多的精力投入到本职工作，领导可以实时查看流转状态并进行监督，能及时发现工作停滞的环节。通过OA应用，公司日常管理过程中的300多项流程、授权均通过系统来完成，不仅提高了办公效率，还使日常管理过程中的流程、授权得到有效落地，真正实现了管理的可视化以及可控化，办公效率大幅提升。

●目标管理和项目管理：通过OA系统计划任务管理功能模块，把各项管理事物升级为有主次的、可控的、高效的管理活动，激励员工共同参与，以实现组织和个人目标；个人、部门逐日、逐周、逐月汇报工作情况，可以随时进行检查和考评，便于归档管理以及月末、季度末、年末进行查询和总结。

●企业电子协作环境：电子邮件、BBS、在线交谈、网络会议等是OA系统中常用的电子沟通手段。会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等都可以通过OA系统进行交流，不仅省却了找人、等人的时间，而且使沟通更及时、更充分。将外地分支机构纳入OA系统中，可以有效降低电话、传真、差旅等方面的费用。

利用OA系统来进行知识的管理，目的是帮助企业发现现有和潜在的知识，并在恰当的时候将正确的知识传递出去，使企业员工在实践中学会采用最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。文件管理把分散在各处的对企业员工工作有帮助的信息数据、方法和理论知识等分类沉淀在系统中供企业所有员工共享使用，也可设定权限。系统把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿数据都纳入OA系统权限管控中，供员工以各种形式进行学习和培训。这种培训完全可以不受时间、空间的限制。

连锁行业OA软件系统的应用改变了新日日常业务的运作模式。例如：合同管理，将日常合同计算机管理的应用层面由简单的合同登记、打印、存档扩展到合同审批、报表统计生成、分类专门管理、归档设置等各个方面，涵盖了在合同登记、分级审批、分类整理、报表生成、合同归档等方面的全面管理，将公司合同范围内的各类文件资源、信息资源、知识资源有效地集中管理起来。

通过OA应用，使公司日常管理过程中的300多项流程、授权均通过系统完成，不仅提高了办公效率，而且实现了无纸化办公降低成本，还能有效监督人员工作效率和数量。通过嵌入式即时通讯工具RTX以及Emessage，能进行点对点的文件传输，实现了小组桌面会议功能。“从3天到7分钟”是新日真实发生的故事：新日的组织层级属于比较复杂的类型，如果碰到政府项目投标、经销商授权都需要用到营业执照，这件事情需要客户代表完成审批之后给到反馈，客户代表上边有组长、科长、部门长（经理、总监）、营销中心、总裁办公室，这一系列审批的过程，原来用纸质，客户代表需要逐层提交审批，平均整个流程走下来要3天，走OA只需要7分钟。当然，电子化审批也在很大程度上消除了因为个人情绪等原因造成的执行效率低下问题。

目前，新日协同系统总使用人数约1,500人，平均同时在线600人左右，每天登录次数超过4,000次；搭建了中心门户、个人门户、各职能部门门户，以及培训管理中心门户，让信息的共享更加简单、及时、有效；搭建流程300余条，流程流转数量每周上万个；建立了各中心、各科室知识目录100个，半年的文档量7万余篇，形成了中心基础知识库。