工程云资料管理软件的业务流程分析

 　　随着信息技术和工程技术发展进步，建设工程电子文件大量出现，工程档案管理工作已由传统的纸质文件为主体的管理模式向纸质文件与电子文件并存的管理模式过渡。将建设工程整个周期中产生的大量文件进行收集、分类、归档、查 阅, 加快电子档案信息资源开发, 最大限度地满足用户多种多样的信息利用需求, 实现档案信息资源的最大社会共享,已然成为了档案管理部门的重要课题。 成都地铁有限责任公司近年来承担着非常繁重的地铁建设工程任务，建设工 程规模非常大，影响面也非常宽，每天都在不断产生大量的地铁项目建设资料。 不断增加的地铁工程档案，给档案部门带来非常严峻的考验，工作负荷重，管理 难度大，传统人工管理方式已经完全不能满足公司发展的需要。为了规范成都地 铁建设工程文件的整理归档工作，统一地铁建设工程项目文件材料的竣工验收标 准，建立完整、准确、系统的工程档案，经上级单位及公司科研部门的研究，提 出了利用信息化管理系统来解决问题的方案。

　　本文以解决上述问题为宗旨，首先进行工程档案管理理论、软件工程理论、 数据库理论、系统开发技术、系统测试技术等内容的研究和学习，然后进行了“成 都地铁建设工程档案管理系统”的分析、设计、开发和测试工作。 工程云资料管理软件总体结构采用 C/S 模式，档案管理员主要是承担档案上传、编辑、修 改等工作，数据量较大且系统运行环境要求较高，因此供档案管理员使用的功能 采用 C/S 模式。这样的系统结构使得系统的效率更高，更容易维护和扩展。 该系统基于.NET 平台进行开发和实现，采用关系型数据库 Sqlserver 进行数据 存取管理，并集成了最先进的图像处理、OCR、全文检索、多格式浏览、双层 PDF 等图文处理技术。 该系统的建成将大幅度的降低档案管理部门的工作负荷、提升数据共享和二 次开发利用能力、提高公司信息化管理水平。

　　1、档案利用业务流程

　　档案的利用包括对档案进行检索、统计、编研、制作光盘等;档案利用可以 通过网络对电子档案进行利用，也可以对档案实体进行借阅。 通过网络利用电子档案时，不需要经过档案管理人员的特别干预，在系统中 只需要由档案管理人员事先给用户分配特定的权限，用户就可以登录系统，对所 需要的电子档案进行检索、浏览和系下载。在这种方式下，系统可以定期针对用 户对电子档案的利用情况进行分类统计。 当用户需要借阅档案实体时，用户可以到档案部门登记借阅手续，之后就可 以借阅档案实体;此外，用户也可以通过网络提出借阅预约申请，档案管理员批 准借阅预约申请后，用户再到档案室取走档案实体。借阅管理可以进行借阅登记、 归还、催还和丢失的办理，借阅管理的相关规则可以由档案管理员根据需要制定， 并将规则反应到系统中，最后由系统根据这些规则自动控制借阅管理。

　　2、档案销毁业务流程

　　档案销毁工作由档案管理员定期执行。执行档案销毁之前，必须有销毁申请， 销毁申请的生成过程是：档案管理员进入系统的鉴定销毁子系统中，利用销毁申 请功能就可以得到系统中目前最新的过期档案的目录，以此就可以打印销毁申请。

　　打印出来的销毁申请将提交给上级领导进行审批。目前系统中申请的提交和 审批都要经过手工传送完成，今后将完善这一点，做到从提交申请到审批过程的 全程系统实现。 在档案鉴定功能中，档案管理人员可以看到已经提交了销毁申请的档案目录

　　和原文信息。在销毁申请经过审批后，档案管理人员根据销毁申请的审批处理意 见，对档案信息进行处理。若选择修改档案信息，则可以更改过期档案的密级和 保管期限，此后该档案将继续保存在档案库。若选择销毁，则该档案的原文将被 删除，销毁档案的相关信息将被转到销毁库中保存以供查询。

　　3、业务数据模型分析

　　档案数据模型是针对档案管理系统当中的核心数据的结构进行总结和分析， 提炼出以下数据模型：档案的基本数据结构、档案的类型、档案的主题、档案的 管理目录、档案管理相关报表、不同类型档案的分类整理规则。 针对档案数据结构的规范应主要包括： 各类档案的归档范围、时间和保管期限; 档案分类编码标准(应包含：单位全宗、密级、保管期限、分类表、主题词、 部门代码(字)、项目代号、案卷/文件级档号等); 各类档案的著录信息规范; 标准的目录、表单和统计报表。

　　4、全宗

　　由于系统面向成都地铁二级单位，因此为区分独立立档单位的档案信息，就 需要针对成都地铁情况规定全宗号。全宗是一个独立立档单位的标识，在系统中 需要区分每个单位的人员和数据，都要赋予它们全宗的属性。全宗的配置信息可 由总管理员完成。随着企业的发展，今后可能出现机构的调整，也会带来相应全 宗的变化，因此系统需要提供总管理员对全宗的进行管理工具，以适应全宗的变化。

　　5、档案类型

　　每个全宗下需要按档案类型进行管理，成都地铁档案类型主要有：地铁规划 档案、地铁施工档案、地铁运营档案等类型。 对于分类标准与管理规范相同的档案类型可以统一规范，不同的档案类可以 按照各二级机构的实际管理情况由总管理员进行定义。 档案数据结构定义完成后，需要提供录入人员方便直观的录入信息工具，因 此系统应提供录入界面的定义功能，可以使高级档案管理员完成对卡片试录入界 面的定义工作，并对部份字段的录入方式进行设置，例如选择、继承、默认、字 段组合、累加等方式。以方便录入人员的录入工作。

　　6、分类表

　　遵循成都地铁名称分类规范，一般由分类号和内容说明组成，是一个树型结 构的表。由于二级机构和档案类型众多，也会造成分类表不统一的情况，因此系 统需要提供总管理员对分类表的维护修改功能以适应不同类型的档案分类标准。 分类表通过档案著录信息中的分类号字段与分类表中的节点相对应，实现电 子档案的分类工作。因此在档案系统中分类号著录时需要提供以下二种方式：手 工输入、通过在著录档案信息前选择分类表的节点实现自动获取。

　　7、主题词

　　系统中应提供总管理员对主题词表的维护功能，使其根据自身专业情况建立 适合业务使用的主题词库。 主题词的输入需要提供以下两种手段：自动标引、手工输入或修改。其中主 题词的自动标引即针对归档文件著录信息和原文抽取相关关键词，与主题词库中 的主题词进行匹配，根据系统限定的一个文件主题词的数目和主题词的出现率， 自动将主题词标引到文件著录信息的主题词字段当中。

　　8、档案管理目录和报表

　　档案管理系统需要打印输出的主要内容有：目录、表单和报表。 1)目录 由于目前的双轨制管理导致系统需要打印各类档案的目录(案卷、卷(盒) 内、封皮、备考表、脊背、移交单)以实现实体的辅助管理。 目录打印主要出现在收集整理和归档的过程中，也可能会打印归档后的档案 目录，因此需要提供选择多个案卷批量打印卷内目录等内容的功能。 各档案类型所需目录的具体格式应参考成都地铁的规范进行定制。同时提供 给总档案员对目录进行定制和维护的工具。 2)表单 档案管理过程中涉及一些需要责任人签字的原始凭据，用于档案移交、利用、 鉴定销毁等工作的管理。因此需要提供档案管理过程中所需要的表单(缺件报告、 催交单、移交清册、验收意见书、温湿度记录表、借阅单、催还单、利用效果登 记表、鉴定申请、销毁审批、销毁清册等)的打印功能。 表单的具体格式应参考客户单位的规范进行定制。同时提供给总档案员对目 录进行定制和维护的工具。