工程档案资料管理系统的意义

 　　文档资料的整理及档案管理是企业管理的一项重要工作，特别是在工程建设过程中，泛普工程档案资料管理系统对于工程本身的建设以及后期的运行维护都有着重要的意义。

　　提出问题—

　　参与建设了那么多工程，您能拿出一套完整的工程技术资料吗?

　　资料的组织方式是否能满足您的需要：

　　1、应满足文件分类管理的需要

　　2、应满足工程管理的需要

　　(供新项目建设参考、整理招投标技术文件及机组维修…)

　　3、要符合竣工资料整理规范的要求

　　目前各种建筑工程资料软件的问题

　　现有的文件系统或档案管理系统也可以实现文件分类管理，但大多数系统只支持单一的分类方式。

　　仅考虑了文件管理或档案管理的分类方式，同时结合两者的系统很少。在系统中考虑工程管理需要的系统几乎没有。

　　工程档案资料管理系统现状

　　电子文档的管理不善是企业技术积累的障碍

　　项目部缺乏专业档案管理人员是普遍的现状

　　突击整理是技术档案管理的弊端

　　管理方式与保管手段是影响资料再利用效果的根本原因

　　泛普公司提出：

　　1、应该建立以多种方式同时管理工程文档的新模式

　　2、应该把竣工资料的整理融入到日常项目管理过程中，避免突击整理

　　3、应采用合适的IT技术辅助管理，实现企业技术的积累、安全共享技术文档，最终形成自己的核心竞争力

　　解决方案

　　帮助您积累一套完整的工程技术资料!

　　按文件类型(File Type Breakdown Structure)组织施工技术资料!

　　按工作分解结构(Work Breakdown Structure)组织工程资料!

　　能自动对应国家标准档案分类类目，辅助案卷组卷!

　　实现电子移交，形成竣工移交资料光盘

　　第一种主要管理方式

　　——企业文件管理分类方式

　　企业(行业)多年来基本形成了一套适应本单位需求的文件管理方式。

　　这种方式的实质是将标准的档案管理分类中的一部分进行扩展形成的更适合企业运营特点的分类系统

　　第二种主要管理方式：

　　——工作分解结构管理方式

　　在现代项目管理理论中，将工作分解为容易管理的管理单元是一种有效的管理手段。

　　国内实行多年的验评分类标准就是一种实例，国际通用的项目管理软件泛普ERP中的WBS编码更是对这种管理方式的重要体现。

　　第三种主要管理方式：

　　——国家标准档案管理分类方式

　　86年国家曾颁布过档案管理规定实施细则

　　89年-92年，各行业按照行业需要发布过一些行业档案管理规范或暂行规定，对我国档案管理发展起到了一定的促进作用。

　　本系统提供可自定义的档案分类码，以适应不同行业需求及各种变化。