信息系统项目整体管理

 　　小到部门会议，大到产品研发，都能称作项目，在这个针对需求完成目标的过程中，用系统实现一体化管理究竟能给企业带来什么?

　　提效率：泛普项目管理系统通过电子化流程，让工作围着目标展开，在信息透明化的基础上提升资源调配效率、任务执行效率;

　　促质量：全程监控让项目进展及时反馈，能及时发现问题落实责任，确保项目按时、按质完成;

　　无论身处什么行业、开展什么样的项目，都离不开对“时间、质量、成本、风险”的考量。

　　泛普项目管理系统围绕以上四大要素，以流程为枢纽，将组织人员、资源、项目等信息统一到一套系统，让管理者“知进度、控成本、防风险、守质量”。

　　一、泛普项目管理系统应用亮点

　　1、项目信息存、查、用一体化、高效共享

　　一个项目常常因为信息闭塞，导致管理者不知项目情况;执行者找不到人及时汇报问题，信息封闭让项目人员四处碰壁。

　　泛普管理系统通过表单将项目基本信息、组织人员信息、合同信息、执行计划书等一一录入系统，所有信息随流程变动而更新，借门户集中呈现给用户，让信息存、查、用于一体。

　　1)项目信息集中管理，详情一查便知

　　所有项目按种类有序录入系统，形成项目信息库，无论是工程类、研发类还是营销类，都能快速锁定。

　　一张表单关联项目所有信息。通过表单的信息抓取作用，每个项目的责任人、合同、执行计划等材料集中到一张卡片，帮助企业形成项目知识库，提高信息使用效率。

　　2)项目合同信息一体化管理

　　为了优化项目合同管理效率，泛普管理系统将合同信息和项目执行过程相关联，合同以项目种类自动录入系统，随需随用。

　　此外，合同内容和项目进度相挂钩，项目完成自动触发收付款流程，无需人工提醒。

　　3)设立快速查询通道，信息高效获取

　　以门户为窗口，所有与项目相关的文档、沟通记录都会记录在系统，需要的时候一搜即有，方便，防丢失。

　　2、流程化审批环境，全方位掌控项目过程

　　泛普管理系统以项目执行周期为基础，围绕项目中的问题、变动、时间和责任人等因素，以电子流程穿透项目过程，岗位配合度、各环节执行效率直观展示、信息透明。

　　1)项目信息实时反馈，知进度、防超期

　　给每个项目、任务设置时间节点，项目人员定期通过流程汇报进度，表单自动核算完成率，执行度怎么样，通过进度条一看便知。

　　甘特图应用：以各项任务为准线，通过多轨视图细化不同时间段的任务执行情况，任务什么时候开始执行的、完成进度视觉化呈现。

　　预警功能：将个性预警功能融入OA系统流程，让即将到期的项目自动触发流程或者用短信提醒负责人，超期项目自动标识，全方位监督项目按时推进。

　　2)项目任务一一分解，落实责任易追踪

　　遇到需要配合的项目，项目负责人可以通过OA系统直接把项目分解成一个个任务下发给其他人来合作完成。

　　任务的负责人、时间安排、进展情况台账一一记录，有问题直接锁定责任人。

　　3)信息变动同步更新，确保项目顺利实施

　　项目执行过程中常常因为信息更新不及时而闹乌龙，时间提前了计划却没跟进、项目经理换了却不知道是谁…

　　通过泛普管理系统，在执行中一旦出现信息变更，经流程更新信息，一经审批全线同步，所有参与人员可查、可知，防止信息脱节。

　　4)随时反映问题，保障项目质量

　　为了让项目问题及时得到解决，泛普为项目人员提供专门的问题提交通道，用手机就能随时反映现场情况，确保项目质量安全。

　　5)建议、通知传达快

　　对实施中的项目如果有什么疑问或建议，项目经理可以直接在台账里发起交流，所有项目人员同步查收，回复内容一一记录，易核对。

　　6)项目验收有提醒

　　为了让项目经理及时了解已完成项目，通过泛普验收提醒功能，用手机就能获悉这个月有多少项目要验收、多少没完成、超期严不严重。

　　3、项目成本多维度汇总，财务状况及时掌控

　　为了准确的把控项目成本，泛普以项目为核心，从多个维度将各类成本汇总，比如人力成本、资产占用成本、采购成本、各类报销费用等，让项目经理知道哪一块成本高、费用投放比例等。

　　成本分摊：为了能更直观的反映项目执行中各子项目的成本情况，泛普管理系统在成本汇总的基础上，根据实际使用情况，分摊成本、细化成本。让决策者知道具体哪种计划更有利于财务预算的管控，哪个环节还可以优化，提高资源使用水平。

　　二、泛普项目管理系统执行效果

　　泛普管理系统项目管理集合同、任务、财务、文档等功能于一体，灵活适应各类项目管理需求，在信息高度共享的同时，让项目轻松管理：

　　帮项目人员理清工作任务，项目目标更清晰;

　　让项目真正按计划实施，防遗漏，计划性强;

　　助企业优化项目过程，过程可视，提高质量。